Dit zijn de 7 stappen die u moet zetten
Voor het komende jaar stelt u een begroting op. Daarin maakt u een inschatting van de kosten. Dit zijn bijvoorbeeld de premie voor de opstalverzekering, periodieke bijdragen door de eigenaars en onderhoudskosten. In die onderhoudskosten zit een bedrag voor klein onderhoud: de dagelijkse reparaties in de gemeenschappelijke ruimtes. Daarnaast is een hoger bedrag bestemd voor groot onderhoud. Ook de toevoeging aan het reservefonds staat op de begroting.
Als VvE bent u verplicht een reservefonds te hebben. Daarin reserveert u geld voor bijvoorbeeld groot onderhoud en onvoorziene uitgaven. De reserve moet jaarlijks minimaal 0,5 procent van de herbouwwaarde van het gebouw zijn. Het MeerJarenOnderhoudsPlan (MJOP) van uw VvE helpt u een verantwoorde schatting te maken van het benodigde bedrag. Wil uw VvE extra verduurzamingsmaatregelen treffen, zoals zonnepanelen of isolatie? Lees hoe u deze kunt betalen vanuit uw reserveringsfonds of met een subsidie of financiering.
De balans geeft inzicht in de financiële positie van uw Vereniging van Eigenaars. Op de balans staan de bezittingen, de schulden en het aanwezige kapitaal. Het aanwezige kapitaal heet ook wel ‘reserves’.
De bezittingen bestaan onder meer uit het saldo van de bank- en spaarrekeningen. Maar ook vorderingen op de leden zijn een bezit. Daarom vermeldt de balans de bedragen die de eigenaren wel verschuldigd waren, maar nog niet hebben voldaan. Ook renteopbrengsten mogen op de balans, tenzij de vergadering van eigenaars anders besluit.
Aan de schuldenkant staan de openstaande rekeningen van de VvE. Net als eventueel vooruit ontvangen bijdragen van eigenaars. Omdat het om toekomstige tegoeden gaat en de VvE nog geen recht heeft op dat geld, staan deze bedragen als ‘schuld’ op de balans. Ook de bedragen voor de onderhoudsreserves moeten op de balans terugkomen.
De bezittingen bestaan onder meer uit het saldo van de bank- en spaarrekeningen. Maar ook vorderingen op de leden zijn een bezit. Daarom vermeldt de balans de bedragen die de eigenaren wel verschuldigd waren, maar nog niet hebben voldaan. Ook renteopbrengsten mogen op de balans, tenzij de vergadering van eigenaars anders besluit.
Aan de schuldenkant staan de openstaande rekeningen van de VvE. Net als eventueel vooruit ontvangen bijdragen van eigenaars. Omdat het om toekomstige tegoeden gaat en de VvE nog geen recht heeft op dat geld, staan deze bedragen als ‘schuld’ op de balans. Ook de bedragen voor de onderhoudsreserves moeten op de balans terugkomen.
Is het afgelopen boekjaar met een positief resultaat afgesloten? Dan gaat het aanwezige resultaat met dat bedrag omhoog. Wilt u het resultaat voor iets anders gebruiken dan het verhogen van de reserveringen? Dan heeft u als bestuur van de VvE toestemming nodig van de vergadering van eigenaars. Vielen de kosten over het boekjaar hoger uit dan de inkomsten, dan is er verlies geleden. In dat geval gaat dit negatieve resultaat van de reserveringen af.
Een bedrijf heeft een winst- en verliesrekening, een VvE een ‘staat van baten en lasten’. Dit heet de exploitatierekening. Daarop verantwoordt uw VvE de inkomsten en uitgaven over het boekjaar. Uitgaven die te maken hebben met groot onderhoud staan niet op de exploitatierekening. Want daarvoor bestaat een reservering. U boekt deze kosten dus direct af van de balanspost reservering.
Wat zijn exploitatiekosten?
Exploitatiekosten zijn onder meer:
- Overige onderhoudskosten
- Onderhoud van de verlichting en verwarming in de gemeenschappelijke ruimtes
- Veel voorkomende kleine reparaties
- Collectieve verzekeringen
- Schoonmaken van de gemeenschappelijke ruimtes
- Vaststellen wie schuldig is
- Eventuele kosten van een huismeester en het bestuur
De balans en exploitatierekening vormen samen de jaarrekening van uw Vereniging van Eigenaars. De kascommissie van uw VvE of een externe accountant moet de jaarrekening controleren.
Na de controle legt u de jaarrekening voor aan de vergadering van eigenaars. Dat moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar gebeuren. Tenzij er een andere termijn in de akte van splitsing staat. In de vergadering van eigenaars legt u als VvE-bestuur rekening en verantwoording af over het gevoerde beleid. Gaat de vergadering akkoord? Dan wordt het bestuur ‘decharge’ verleend: het wordt ontslagen van verantwoordelijkheid. Die decharge geldt alleen voor de posten in het financiële verslag. Voor andere posten blijft het bestuur aansprakelijk.
Na de controle legt u de jaarrekening voor aan de vergadering van eigenaars. Dat moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar gebeuren. Tenzij er een andere termijn in de akte van splitsing staat. In de vergadering van eigenaars legt u als VvE-bestuur rekening en verantwoording af over het gevoerde beleid. Gaat de vergadering akkoord? Dan wordt het bestuur ‘decharge’ verleend: het wordt ontslagen van verantwoordelijkheid. Die decharge geldt alleen voor de posten in het financiële verslag. Voor andere posten blijft het bestuur aansprakelijk.
Na goedkeuring van de jaarrekening door de vergadering, is het tijd om de definitieve eigenaarsbijdragen te bepalen. Dit zijn de servicekosten die de eigenaars periodiek, vaak maandelijks, betalen aan de VvE. Deze bijdrage wordt berekend aan de hand van het aandeel van een eigenaar. Dit heet het ‘breukdeel’ en staat in de akte van splitsing. De eigenaarsbijdrage is bedoeld om de kosten op de exploitatierekening te betalen. Maar ook om het reservefonds en eventuele andere reserveringen aan te vullen.
