De balans geeft inzicht in de financiële positie van uw Vereniging van Eigenaren. U stelt deze op over het afgelopen jaar. Op de balans staan de bezittingen, de schulden en het aanwezige kapitaal. Het aanwezige kapitaal heet ook wel ‘reserves’.
De bezittingen bestaan onder meer uit het saldo van de bank- en spaarrekeningen. Maar ook vorderingen op de leden zijn een bezit. Daarom vermeldt de balans de bedragen die de eigenaren wel verschuldigd waren, maar nog niet hebben voldaan. Ook renteopbrengsten mogen op de balans, tenzij de vergadering van eigenaars anders besluit.
Aan de schuldenkant staan de openstaande rekeningen van de VvE. Net als eventueel vooruit ontvangen bijdragen van eigenaars. Omdat het om toekomstige tegoeden gaat en de VvE nog geen recht heeft op dat geld, staan deze bedragen als ‘schuld’ op de balans. Ook de bedragen voor de onderhoudsreserves moeten op de balans terugkomen.
Het exploitatieresultaat is het verschil tussen de begroting van de VvE en de werkelijke uitgaven. Is het afgelopen boekjaar met een positief resultaat afgesloten? Dan gaat het aanwezige resultaat met dat bedrag omhoog. Wilt u het resultaat voor iets anders gebruiken dan het verhogen van de reserveringen? Dan heeft u als bestuur van de VvE toestemming nodig van de vergadering van eigenaars.
Vielen de kosten over het boekjaar hoger uit dan de inkomsten, dan is er verlies geleden en is er een negatief exploitatieresultaat voor uw VvE. En gaat dit negatieve resultaat van de reserveringen af.
Een VvE heeft een ‘staat van baten en lasten’. Dit heet de exploitatierekening. Daarop verantwoordt uw VvE de inkomsten en uitgaven over het boekjaar. Uitgaven die te maken hebben met groot onderhoud staan niet op deze VvE exploitatierekening. Daarvoor bestaat een reservering.
Exploitatiekosten zijn bijvoorbeeld:
De balans en exploitatierekening vormen samen de jaarrekening van uw Vereniging van Eigenaars. De kascommissie van uw VvE of een externe accountant moet de jaarrekening controleren.
Na de controle legt u de jaarrekening voor aan de vergadering van eigenaars. Dat moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar gebeuren. Tenzij er een andere termijn in de akte van splitsing staat. In de vergadering van eigenaars legt u als VvE bestuur rekening en verantwoording af over het gevoerde beleid. Gaat de vergadering akkoord? Dan wordt het bestuur ‘decharge’ verleend: het wordt ontslagen van verantwoordelijkheid. Die decharge geldt alleen voor de posten in het financiële verslag. Voor andere posten blijft het bestuur aansprakelijk.
Na goedkeuring van de jaarrekening door de vergadering, is het tijd om de definitieve VvE bijdrage voor de eigenaren te bepalen. Dit zijn de servicekosten die de eigenaars periodiek, vaak maandelijks, betalen aan de VvE. Deze bijdrage wordt berekend aan de hand van het aandeel van een eigenaar. Dit heet het ‘breukdeel’ en staat in de akte van splitsing. De eigenaarsbijdrage is bedoeld om de kosten op de exploitatierekening te betalen. Maar ook om het reservefonds en eventuele andere reserveringen aan te vullen.
De eigenaars hebben op basis van de begroting van het vorige boekjaar een voorschot betaald voor hun bijdrage. Dat voorschot was dus een schatting. Blijkt uit de exploitatierekening dat de voorschotten te laag waren? Dan moeten de eigenaars het verschil bijbetalen. Ook kan dit leiden tot een verhoging van de maandelijkse toekomstige bijdrage. Natuurlijk kunnen de kosten ook lager uitvallen dan begroot. Dan kiest de vergadering van eigenaars wat er gebeurt. Een mogelijkheid is de teveel betaalde voorschotbijdrage terug te betalen. Een andere optie is dat bedrag toe te voegen aan het reservefonds. Of een deel van het groot onderhoud eerder te laten uitvoeren.
Koopt u een appartement, dan bent u meteen mede-eigenaar van het hele appartementsgebouw.
