Checklist factuur maken

Voor startende ondernemers

Om betaald te krijgen voor een opdracht, stuurt u als ondernemer een factuur. Wist u dat die factuur aan een aantal wettelijke eisen moet voldoen? Bekijk onze checklist en leer direct welke onderdelen iedere factuur moet bevatten. 

1: Uw KvK-nummer

Gaat u een factuur maken? Vermeld dan uw KvK-nummer. Uw KvK-nummer is het bewijs dat u bent ingeschreven in het Handelsregister. Zonder KvK-nummer heeft u formeel geen onderneming en mag u ook geen facturen sturen. Daarom moet dit nummer op uw factuur staan.

Uw KvK-nummer bestaat uit 8 cijfers. U kunt het nummer terugvinden in de welkomstbrief van de Kamer van Koophandel, in het uittreksel Handelsregister of via Handelsregister online.

2: Btw-identificatienummer

Het btw-nummer (vanaf 2020 btw-identificatienummer) krijgt u van de Belastingdienst, nadat u zich inschrijft bij de Kamer van Koophandel. Het btw-nummer bestaat uit deze onderdelen:
  • de landcode NL;
  • 9 (willekeurige) cijfers;
  • de letter ‘B’;
  • een controlegetal van 2 cijfers.
Bijvoorbeeld: NL 123456789B01.

U bent verplicht om dit nummer op uw facturen te vermelden. Als ondernemer betaalt u omzetbelasting (btw). Het btw-nummer is uw identificatienummer bij De Belastingdienst voor het betalen of verrekenen van die omzetbelasting.

3: Een uniek factuurnummer

De Belastingdienst eist dat uw facturen een uniek eigen nummer hebben. Daarnaast moeten uw facturen opeenvolgend genummerd zijn. Hieronder vindt u 3 voorbeelden:

1. Doorlopende nummering 

U vermeldt dan een nummer per factuur wat u vervolgens doortelt in een nieuw jaar. Bijvoorbeeld in 2021 verstuurt u factuur 1,2,3 en 4 en in 2022 verstuurt u factuur 5, 6, 7 en 8.

2. In een nieuw jaar starten met een nieuwe nummering

U combineert dan het jaar met het nummer. In 2021 gebruikt u bijvoorbeeld 2021/1, 2021/2 en 2021/3. In 2022 gebruikt u bijvoorbeeld 2022/1, 2022/2, 2022/3.

3. Doornummeren met een klantcode voor iedere factuur

U vermeldt dan jaar/klantcode/nummer. Bijvoorbeeld: 21/222/078, 21/166/079 of 21/333/080. In 2022 begint u dan met 22, bijvoorbeeld 22/222/001, 22/166/002 of 22/333/045.
In de gangbare boekhoudprogramma’s krijgen facturen vanzelf een uniek nummer. Een consequente nummering maakt uw administratie makkelijker. U kunt het factuurnummer gebruiken om de betaling ervan te controleren op uw bankrekening. En De Belastingdienst weet precies om welke factuur het gaat bij een controle.

4: De factuurdatum en betalingstermijn

Gaat u een factuur opstellen? Dan wilt u dat die snel betaald wordt. Daarom voegt u aan de factuur een betalingstermijn toe. Meestal is de betalingstermijn 30 dagen. Afhankelijk van uw opdrachtgever of branche kan de termijn langer of korter zijn.
De factuurdatum bepaalt vanaf wanneer de betalingstermijn ingaat. De datum en de termijn zijn verplicht, zodat uw opdrachtgever weet wanneer u de betaling verwacht. Daarnaast zijn ze voor uzelf een stok achter de deur bij klanten die niet betalen of laat betalen.

Tip: maak een overzicht voor uw facturen, waarin u bijhoudt welke facturen betaald zijn en welke niet. Noteer ook voor iedere factuur de einddatum van de betalingstermijn. U kunt zo direct zien welke opdrachtgevers te laat zijn met betalen. Eventueel stuurt u hen een herinnering of belt u even na of uw factuur goed is aangekomen.

5: Uw handelsnaam en zakelijke adres

Neem altijd de naam van uw onderneming en uw adres op in de factuur. Gebruik het adres waarmee u geregistreerd staat bij de KvK. U kunt kiezen voor de handelsnaam of de juridische naam. De juridische naam bevat ook de rechtsvorm van uw organisatie, bijvoorbeeld: bv, nv of eenmanszaak. 

6: De handelsnaam en het zakelijk adres van uw opdrachtgever

Stuurt u een factuur naar een andere onderneming? Vermeld dan de handelsnaam en het zakelijke adres van uw opdrachtgever. Zo is bij het lezen van de factuur direct duidelijk aan welke organisatie de factuur gericht is. Dit is ook een eis van de Belastingdienst.

7: Uw contactgegevens

Uw contactgegevens vermelden is niet verplicht, maar het kan erg handig zijn. U doet niet altijd zaken met degene die uw factuur in de administratie verwerkt. Het is fijn als iedereen die de factuur behandelt uw contactgegevens heeft. Voor vragen of om u in te lichten als er problemen zijn met de betaling. 

8: Omschrijving geleverde dienst/product

Omschrijf op de factuur welke diensten of producten u leverde, zodat uw klant precies kan zien waarvoor u de factuur stuurt. Dit voorkomt discussies over de prijzen in de factuur. Vermeld, zo mogelijk ook de datum, eenheden (aantal uur/aantal artikelen) en de prijs per eenheid.  

Een voorbeeld voor diensten:   Aantal uur Kosten (€50,-/per uur)
Ontwerpen logo 4 €200,-
Bespreking huisstijl 10-2-2020 2 €100,-

Voorbeeld goederen: Stuks Prijs per stuk Btw  Prijs incl. btw
SD-kaart 65 GB 1 €20,66 21% €25,-
SD kaart 128 GB 2 €29,93 21% €70,-

9: Het bedrag dat uw opdrachtgever moet betalen (met en zonder btw)

U stuurt een factuur voor een bepaald bedrag. Vermeld dit bedrag duidelijk op uw factuur. Voor uw eigen administratie en die van De Belastingdienst, vermeldt u ook de btw op de factuur.

Het vermelden van de btw is verplicht. De btw is de belasting die u betaalt over uw omzet. Afhankelijk van uw dienst of product, betaalt u een percentage van 9% of 21% aan De Belastingdienst. Dit percentage factureert u ook aan uw opdrachtgever. In het voorbeeld betaalt u €31,50 omzetbelasting aan De Belastingdienst. Zie het rekenvoorbeeld hieronder: 
Rekenvoorbeeld
Bedrag exclusief btw € 150
Btw (21%) € 31,50
Te betalen door uw opdrachtgever € 181,50

10: Uw (zakelijke) rekeningnummer

Om uw factuur te betalen hebben klanten uw rekeningnummer nodig. Vermeld op de factuur het IBAN-nummer. Voorbeeld: NL20 INGB 0001 2345 67. Zorg dat het rekeningnummer goed leesbaar is. 

Facturen onder de 100 euro: gebruik een ‘eenvoudige’ factuur

Stuurt u een factuur voor minder dan 100 euro? Dan kunt u een ‘eenvoudige’ factuur maken. Deze bevat minimaal: 
  • De datum waarop u de factuur uitreikt;
  • Uw naam en adresgegevens;
  • De goederen of diensten die u hebt geleverd;
  • Het btw-bedrag.

Checklist doorlopen? Tijd om te versturen

Is uw factuur gemaakt? Dan verstuurt u deze via e-mail of per post naar uw opdrachtgever. Vraag van tevoren naar wie de factuur gestuurd mag worden, zodat die zeker op de juiste plek aankomt. Gebruik voor digitale facturen een bestandstype dat niet bewerkt kan worden, zoals een PDF. Bekijk, voordat u de factuur verzendt, nogmaals alle cijfers en gegevens. Staat alles erin en zijn de cijfers correct? Dan kunt u uw eerste factuur versturen!