Wegwijs in arbeidsvoorwaarden

Vrije ruimte werkkostenregeling: dit verandert er

Werkgevers kunnen met de fiscale werkkostenregeling (WKR) onbelast vergoedingen aan medewerkers geven via de zogeheten vrije ruimte. Vanaf 1 januari 2020 gaat deze vrije ruimte omhoog. Het kabinet wil met name het midden-en kleinbedrijf (mkb) hiermee ontlasten.
De WKR geldt voor al uw vergoedingen en verstrekkingen. De Belastingdienst ziet alles wat de werkgever aan werknemers vergoedt en verstrekt als belastbaar loon. Hiervoor geldt de ‘vrije ruimte’. Dit is momenteel een algemene vrijstelling van 1,2 procent van de totale loonsom. Hierover draagt een werkgever geen loonbelasting af. Voor het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever loonbelasting met een eindheffing van 80 procent. Hierover hoeft geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw) of bijdrage Zvw betaald te worden of te worden ingehouden.
Bij het gebruik van de vrije ruimte moet de werkgever vergoedingen en verstrekkingen vooraf aanwijzen als eindheffingsloon. Anders rekent de fiscus ze tot het loon van de werknemer. Het is voor de vrije ruimte niet van belang welke werknemer welke vergoeding krijgt. De vrije ruimte is namelijk een percentage van de totale loonsom. Hierdoor is de werkgever min of meer vrij om deze ruimte naar eigen inzicht te gebruiken. Er gelden dan ook geen fiscale voorwaarden voor de bestedingen binnen de vrije ruimte. 
Er gelden een aantal uitzonderingen voor de vrije ruimte. Allereerst gaat het om gerichte vrijstellingen. Dit zijn zaken die u onbelast kunt vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Deze gaan niet ten koste van uw vrije ruimte. Daarnaast zijn er nihilwaarderingen. Dit zijn bepaalde voorzieningen die de werknemer op de werkplek gebruikt. Deze zijn fiscaal op nihil gewaardeerd om te voorkomen dat de waarde ervan in de vrije ruimte valt. Deze nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura en niet voor vergoedingen in geld.
Begin februari 2019 maakte de rijksoverheid bekend dat het percentage van de vrije ruimte omhoog gaat naar 1,7% voor de eerste 400.000 euro van het totale fiscale loon. Als werkgever kunt u hierdoor bij een loonsom van 400.000 euro in de nieuwe situatie 6800 euro onbelast beschikbaar stellen in plaats van 4800 euro nu. Voor het bedrag boven 400.000 euro blijft het percentage van 1,2% gelden. Daarmee profiteren vooral bedrijven met een kleinere loonsom, oftewel het midden-en kleinbedrijf (mkb), van deze wijziging.

Verder valt de vergoeding die de werkgever aan de werknemer geeft voor het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG) voortaan onder de gerichte vrijstellingen. Deze vergoeding gaat dus niet meer af van uw vrije ruimte. De verruimingen van de WKR gaan gelden vanaf 1 januari 2020.

De versoepeling van de WKR komt voort uit de 100 miljoen euro die het kabinet in augustus 2018 beschikbaar stelde voor lagere lasten op arbeid voor het mkb. Voor mkb-ondernemingen met lage lonen en/of veel parttimers is de huidige begrenzing van de vrije ruimte een knelpunt. Kleinere bedrijven moeten bijvoorbeeld vaker personeelsfeesten op een externe locatie organiseren. Deze kosten komen - anders dan bij een feest op de werkplek - ten laste van de vrije ruimte. 
Houd vergoedingen aan medewerkers zo goed mogelijk bij en registreer of het om een beslag op de vrije ruimt of om een uitzondering gaat (gerichte vrijstelling, nihilwaardering). Hiermee kunt u vergoedingen aan uw medewerkers inzetten met een maximaal belastingvoordeel. Bovendien maakt u zo middelen vrij om uw personeel extra aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden te bieden.
Wegwijs in arbeidsvoorwaarden
Het e-book ‘Wegwijs in arbeidsvoorwaarden’ van Centraal Beheer is onmisbaar voor ondernemers, managers en HR-professionals.
Lees alles over wetten en regels, veelgestelde vragen en slimme tips rondom arbeidsvoorwaarden.
Bron: PWnet.nl