Hoe stuurt u een herinnering facturen

Herinnering facturen zijn heel belangrijk voor de ondernemer. De vorm van uw betalingsherinnering is niet zo belangrijk, als de belangrijkste punten er maar in staan:

• Datum van de herinneringsbrief;
• Om welke factuur het gaat (het factuurnummer);
• De hoogte van het bedrag;
• Wanneer deze betaald moet worden (betalingstermijn van 14 dagen);
• De wijze van betaling (meestal uw bankrekeningnummer).

Na het sturen van een herinnering factuur adviseert Scheffelaar altijd eerst te bellen met de niet-betalende klant. “Zo kun je tegelijk de klant herinneren aan de factuur én achterhalen waarom hij nog niet betaald heeft. Ik zoek in zo’n gesprek naar een mogelijke oplossing. Maar als die er niet is, moet je als ondernemer een aanmaningsbrief sturen.” Een aanmaningsbrief moet 2 belangrijke punten bevatten:

• Het totaal openstaande bedrag, en
• Een betalingstermijn van 14 dagen nadat de klant de brief ontvangt. 

Voor facturen en herinneringen staan geen vaste betalingstermijnen. 14 dagen is altijd redelijk, maar 30 dagen is tegenwoordig geen uitzondering. Wel moet u als ondernemer uw klanten bij de les houden “Als de door de ondernemer gestelde betalingstermijn is verlopen, stuur je zo snel mogelijk een herinnering. Anders kan de klant het idee krijgen dat de betaling niet zo’n haast heeft.”

“Ik zeg altijd: een betalende klant is altijd beter dan een niet-betalende klant. Soms kan een klant niet in 1 keer alles betalen. Dan kan het een uitkomst zijn om het bedrag in termijnen te laten betalen. Je moet dan wel schriftelijk vastleggen wat de betalingsregeling inhoudt. Dan zijn de verwachtingen over en weer helder. Dat kan ook helpen om een goede relatie met de klant te houden. Maar wees niet te snel met regelingen. Het kan dan soms maanden duren voor het volledige bedrag is betaald. En het is natuurlijk altijd mogelijk dat de klant ook de regeling niet nakomt.”

Voor u als ondernemer is belangrijk waarom uw klant niet betaalt. Heeft u bijvoorbeeld bij iemand een gashaard geïnstalleerd? Misschien vindt de klant dat de klus niet goed is afgewerkt. De klant betwist dan uw factuur. Misschien kunt u de klacht naar tevredenheid verhelpen. Maar u hoeft natuurlijk niet zomaar elke klacht te accepteren. Als de klacht onredelijk is, moet de klant toch betalen.

Een van de meest voorkomende redenen waarom een factuur niet betaald wordt, is betalingsonmacht van de klant. “Er zijn ook altijd klanten die de noodzaak van op tijd betalen nog niet inzien. In dat geval spreken we van een onbetwiste vordering. Dat verschil is belangrijk wanneer je bijvoorbeeld een incassobureau of advocaat inschakelt om de factuur toch betaald te krijgen. Een onbetwiste factuur verhalen is goedkoper dan een betwiste factuur. Die brengt namelijk meer werkzaamheden met zich mee. Het incassobureau moet immers inhoudelijk met de klant in discussie.”

Die kosten worden hoger naarmate uw klant zich meer verzet tegen betaling. “Daarom adviseer ik ondernemers altijd in hun herinneringsbrief al te melden wat de gevolgen zijn als er niet tijdig betaald wordt. Dat er extra kosten in rekening worden gebracht. Vervolgens vermeld je dan in de navolgende aanmaningsbrief specifiek welke invorderingskosten de klant moet betalen. Zo voorkom je dat het innen van je facturen onbetaalbaar wordt.”

Het moment waarop u als ondernemer moet besluiten uw vordering uit te besteden komt als u alles heeft gedaan wat u kunt doen. U kunt dan kiezen voor een advocaat, een jurist, een deurwaarder of een incassobureau. Welke optie de beste is, hangt af van een paar factoren:

• Is de vordering hoger dan €25.000,-? Dan is een jurist niet bevoegd een gerechtelijke procedure te voeren. U moet dan een advocaat inschakelen.
• Gaat het om een betwiste vordering? Schakel dan een jurist of advocaat in. Deze zijn beter opgeleid om de discussie met uw klant aan te gaan dan een gemiddeld incassobureau.
• Een deurwaarder komt meestal pas kijken als er een gerechtelijke procedure is gestart.
• Als er reden is om faillissement van uw klant aan te vragen is alleen een advocaat daartoe bevoegd.
• Sommige incassobureaus werken met abonnementen. Dit kan voordelig zijn als u meerdere klanten heeft die facturen niet betalen.

Hoe zorgt u ervoor dat uw klant de factuur betaalt? Stuur eerst een betalingsherinnering als uw factuur niet wordt betaald. Maar waar moet zo'n brief aan voldoen? Download en bekijk onze voorbeeldbrief.