Met deze 5 tips zet u op de juiste wijze uw administratie op
Een factuur moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen. Uw naam en adres en dat van de klant moeten erop staan. Ook moet de factuur gedateerd zijn. Verder moet de factuur een uniek nummer hebben en moet een btw-nummer vermeld staan. Uw product of dienst moet goed omschreven staan in de factuur. En er moet een bedrag op staan, met een aparte vermelding voor de btw die u daarover rekent. Op internet zijn diverse goede voorbeeldfacturen te vinden. Bijvoorbeeld deze of deze. Kies een voorbeeld dat u aanspreekt en vul elke keer de specificaties in.
Als ondernemer moet u weten hoeveel geld er binnenkomt. Maar ook wat er uitgaat en welke klanten wanneer betaald moeten worden. Maak daar een mooi overzicht van. Misschien al voordat u officieel met uw bedrijf begint. Eventuele investeringen in uw bedrijf zijn later aftrekbaar. Om dat overzicht te maken, kunt u werken met Excel. Hierin kunt u bijvoorbeeld een lijst maken van facturen, met nummer, bedrag, verzenddatum en de datum waarop hij is betaald. Zodra u meer transacties moet verwerken, is een speciaal boekhoudprogramma handig. Hiermee kunt u facturen opmaken en ingekomen rekeningen opslaan. Vaak kan er ook een koppeling worden gemaakt met internetbankieren. Zo kunnen mutaties automatisch worden verwerkt.
U moet administratie minimaal 7 jaar bewaren. Gelukkig mag dit sinds 2009 ook digitaal. U hoeft dus geen meters aan archiefkasten neer te zetten. Stuur uw facturen liefst per e-mail. Vraag ook uw leveranciers hun rekeningen elektronisch te sturen. Scan alles wat op papier binnenkomt meteen in. Zo kunt u het makkelijk in de cloud opslaan. Bijvoorbeeld met Google Docs, Dropbox of iCloud Drive.
Zodra u geld binnenkrijgt als ondernemer, moet een deel hiervan opzij worden gezet zetten om als belasting te betalen. Niets is vervelender dan een aanslag te krijgen en de reserves niet te hebben. Zoek goed uit met welke tarieven u te maken hebt. En zet van elke betaling die u binnenkrijgt, dit percentage opzij. Tarieven zijn te vinden op de website van de Belastingdienst. Eventueel kunt u een accountant of een administratiekantoor hierbij om hulp vragen. Maar ook in sommige boekhoudprogramma’s wordt bijgehouden hoeveel belasting u moet betalen.
Er zijn heel veel fiscale regelingen. Die bovendien geregeld veranderen. Als u geen deskundige bent, kent u waarschijnlijk niet alle mogelijke belastingvoordelen. Klop daarvoor gerust aan bij een administratiekantoor of accountant. U kunt uw hele boekhouding overdragen, maar het is voordeliger om dit grotendeels zelf te doen. Met een boekhoudprogramma is dat helemaal niet zo ingewikkeld. Een expert hoeft u dan alleen maar in te schakelen voor controle en fiscaal en strategisch advies. Hij kent de cijfers van verschillende bedrijven. En kan aan de hand van uw boekhouding u verder helpen om te groeien.
