Wat is een verzuimprotocol?

In een verzuimprotocol leg je als werkgever de regels en procedures vast die gelden wanneer een medewerker zich ziekmeldt. Denk aan hoe de uitval gemeld wordt. Hoe werk wordt overgedragen. En de stappen van re-integratie na langdurige uitval. Een verzuimprotocol verlaagt het effect van verzuim op je bedrijf. Zo kun je uitval beter onder controle houden en tegelijkertijd werken aan een gezonde werkomgeving.

Ja, je bent volgens de Wet verbetering poortwachter als werkgever verplicht om een verzuimprotocol te hebben. Ook moet je een aantal zaken regelen wanneer jouw medewerker ziek is uitgevallen. Hieronder lees je waar een verzuimprotocol uit bestaat.

Je kunt als werkgever zelf een verzuimprotocol opzetten voor jouw bedrijf. Verzuimspecialist Tessa vertelt je de belangrijkste onderdelen die je mee kunt nemen in het opstellen van een verzuimprotocol.

Wat te doen bij ziekte?

Omschrijf hoe de eerste stappen bij ziekmelding eruitzien.

Zorg ervoor dat in het verzuimprotocol duidelijk staat beschreven wat jij en je medewerker moeten doen bij verzuim. Beantwoord daarom de volgende vragen:

• Wat moet je medewerker doen bij ziekte?
• Bij wie, hoe en voor welk tijdstip moet de medewerker zich ziekmelden?
• Wat als de medewerker de contactpersoon niet (direct) kan bereiken?
• Moet de medewerker zelf, naast bijvoorbeeld de leidinggevende, contact opnemen met een collega voor het overdragen van taken en afspraken?

Neem vragen op in het verzuimprotocol

Zorg dat je een idee hebt van de reden achter het verzuim

Je mag als werkgever niet zomaar alles vragen aan je zieke medewerker. Maar op een aantal vragen moet de medewerker wel antwoord geven. Voeg daarom vragen toe zoals:

• Op welk telefoonnummer is de zieke medewerker te bereiken?
• Op welk (verpleeg)adres is de zieke medewerker tijdens de ziekte?
• Moeten er werkzaamheden overgedragen worden?
• Valt de zieke medewerker onder 1 van de vangnetbepalingen van de Ziektewet? (Let op: hij hoeft niet te melden onder welke)
• Komt de ziekte door een ongeval?

Toon, naast al deze vragen, vooral interesse. En maak gelijk een afspraak voor het volgende contactmoment.

De eerste vervolgstappen na een ziekmelding

Denk na over wat er moet gebeuren na een ziekmelding

Zorg dat uit het verzuimprotocol duidelijk wordt welke acties er zijn, zodra jouw medewerker zich beter meldt. Denk aan wat er gebeurt direct na de ziekmelding. En geef aan hoe de medewerker zich weer beter meldt.

Een ziekmelding vanuit het buitenland

Maak afspraken over ziekmeldingen in het buitenland

Meldt de medewerker zich ziek terwijl hij in het buitenland is? Bijvoorbeeld omdat hij op vakantie is? Vertel dan in deze stap hoe en bij wie de medewerker zich ziek moet melden. Ook geef je aan of er een medische verklaring nodig is en hoe dit werkt. Een medische verklaring van een lokale arts is nodig voor het eventueel afboeken van vakantiedagen.

Contactmomenten met de zieke medewerker

Voeg informatie toe over de bedrijfsarts en het spreekuur

Benoem in het verzuimprotocol wie de bedrijfsarts is en hoe het werkt met het spreekuur. Denk daarbij ook aan praktische informatie zoals het verzetten of afzeggen van een afspraak.

Handig om te weten: volgens de vernieuwde Arbowet hebben jouw medewerkers het recht om (preventief) advies in te winnen bij een bedrijfsarts. Bijvoorbeeld via het open spreekuur. Leg in jouw verzuimprotocol uit hoe dat bij jou is geregeld. En hoe je medewerkers gebruik kunnen maken van dit recht.

Stappenplan Wet verbetering poortwachter

Omschrijf het stappenplan van het re-integratietraject

De re-integratie van een zieke medewerker is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van zowel jou als je medewerker. Dit is vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter om langdurig verzuim te verminderen. Deze gezamenlijke verplichtingen benoem je ook als stappenplan in het verzuimprotocol.

Lees hier meer over Wet verbetering poortwachter en bekijk welke stappen je moet ondernemen bij een zieke medewerker.

De zieke medewerker wilt op vakantie

Omschrijf de verzuimregels bij verzuim tijdens vakantie

In deze stap beschrijf je in het verzuimprotocol wat jouw zieke medewerker moet doen als hij op vakantie wil. Wie moet hij of zij om toestemming vragen? En is advies van een bedrijfsarts verplicht? Dit neem je op in de laatste stap.

Een verzuimprotocol is onderdeel van een verzuimbeleid. In het verzuimbeleid komen ook andere onderdelen aan bod, zoals een preventiebeleid en het basiscontract. Lees hier meer over het verzuimbeleid.

Psychisch verzuim is oorzaak nummer 1 van langdurig verzuim. Een burn-out kan al gauw 9 maanden duren. Dit heeft niet alleen impact op je medeweker, maar ook op jou als werkgever en je bedrijf. Wij geven je een aantal inzichten en tips hoe je om kunt gaan met psychisch verzuim.