6 tips om een zakelijk conflict te voorkomen

Een zakelijk conflict voorkomen is een kwestie van het opbouwen van een goede relatie. Als je de tijd neemt om je klant te leren kennen, zul je makkelijker samenwerken en los je meningsverschillen sneller op.

Bij nieuwe klanten is het niet verkeerd om gezond wantrouwend te zijn. Zorg dat je jouw opdrachtgevers kent en vraag bij een nieuwe opdracht de bedrijfsgegevens op. Bekijk ook de registratie van de organisatie in de Kamer van Koophandel. Gegevens over eerdere faillissementen en nieuwsberichten over de organisatie zijn waardevolle informatie. Ga je in gesprek met een potentiële klant? Vraag dan (subtiel) na hoe de zaken gaan. Het kan ook lonen om zelf de economische trends in de gaten te houden. Stel jezelf de vraag: zou deze klant last kunnen krijgen van een bepaalde ontwikkeling?

Twijfel je over de goede bedoelingen van een klant of over zijn financiële situatie? Dan is het beter om een opdracht niet aan te nemen.

De meeste conflicten lopen uit de hand, omdat partijen niet met elkaar praten. Betaalt jouw klant de factuur niet? Of kun/wil je zelf niet betalen? Houd het gesprek dan open en probeer een betalingsconflict te voorkomen. Ga direct het gesprek aan als het probleem zich voordoet.

Het gesprek dat je hebt, hangt af van de aard van het conflict. Er zijn verschillende redenen om niet te betalen. Ontevredenheid over de dienstverlening, bijvoorbeeld. Of financiële problemen bij 1 van de partijen. Deze situaties vereisen elk een eigen gesprek, maar voor alle gesprekken geldt: 

Heb jij of jouw klant nu geen geld? Spreek dan een betalingsregeling af. Een betaling in termijnen is voor alle partijen beter dan geen betaling of een conflict dat extra kosten met zich meebrengt.   

Duidelijke afspraken zijn een goede manier om conflicten te voorkomen. Leg alle afspraken die je maakt vast in een contract, zodat deze voor iedereen duidelijk zijn.
Leg ook mondelinge afspraken schriftelijk vast, zodat je ze terug kunt lezen. Bel je een klant of leverancier, bevestig dan de gemaakte afspraken per mail. Sla ze vervolgens op in je (digitale) map. Je documentatie kan bij een juridisch conflict dienen als bewijs.

Zzp’ers hebben sinds 1 mei 2016 de mogelijkheid om te werken met modelcontracten, opgesteld door de Belastingdienst. De Belastingdienst heeft standaard modelcontracten van algemeen tot en met branchespecifiek. Ook kun je zelf een modelcontract samen­stellen. Dit voorkomt dat de Belastingdienst jouw samenwerking ziet als een dienst­verband.

Naast contracten zijn de algemene voorwaarden een manier om afspraken helder te krijgen voordat je zaken gaat doen. In de algemene voorwaarden staan alle rand­voor­waarden voor de dienstverlening of levering van producten. Zorg dat je de voorwaarden van jouw opdrachtgevers kent en geef hen altijd een kopie van je voorwaarden. Leg de voorwaarden naast elkaar om te kijken of alle bepalingen op elkaar aansluiten.

Laat je algemene voorwaarden altijd juridisch toetsen, ook als je freelancer of zzp’er bent. Werk je met bedrijven die hun eigen voorwaarden hebben? Dan is het goed om die ook juridisch te laten checken. Zo weet je precies welke risico’s je moet beperken of verzekeren. 

Conflicten met de overheid of personeel zijn vaak het gevolg van onduidelijkheid over regelgeving. Het Nederlands recht is altijd in beweging en het is lastig om voor iedere regel precies te weten voor wie, wat en wanneer hij geldt. Daarom is het belangrijk dat je op de hoogte blijft van de laatste ontwikkelingen op jouw vakgebied.

Heb je zelf geen tijd (of geen zin) om alle veranderingen bij te houden? Huur dan professionals in om je te adviseren. Bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsrecht, vastgoed of Europese regelgeving. Een uurtje advies per maand kan je een boel conflicten schelen. 

Ontstaat er toch een zakelijk conflict waar je met elkaar niet meer uitkomt? Schakel dan juridische hulp in. Dit kan bijvoorbeeld een mediator zijn, een advocaat, of een andere juridische deskundige. Wij bieden verschillende juridische diensten, ook als je geen klant bij ons bent. Tijdens een vrijblijvend gesprek met 1 van onze ervaren juristen krijg je direct duidelijkheid over de vervolgstappen.

De hulp van een advocaat brengt de nodige kosten met zich mee. Heb je wel eens aan een rechts­bijstand­verzekering gedacht? Afhankelijk van je situatie krijg je de hulp die je nodig hebt. De 2 grootste voordelen: je houdt de focus op je bedrijf en het kan je hoge rekeningen schelen.
Bekijk de mogelijkheden voor een rechtsbijstandverzekering van Centraal Beheer:
Lees meer