6 tips om een zakelijk conflict te voorkomen

Beperk de kans op een geschil met een klant

Als u onderneemt gaat er wel eens wat mis. Soms is het probleem eenvoudig op te lossen. Soms leidt het tot een meningsverschil met een klant, een leverancier of de overheid. Wordt dit meningsverschil een juridisch conflict? Dan heeft dat grote (financiële) gevolgen voor u en uw onderneming. Lees hier 6 tips, waarmee u een zakelijk conflict voorkomt en uzelf kosten en kopzorgen bespaart. 

Tips om een zakelijk conflict te voorkomen

Een zakelijk conflict voorkomen is een kwestie van het opbouwen van een goede relatie. Als u de tijd neemt om uw klant te leren kennen, zult u makkelijker samenwerken en lost u meningsverschillen sneller op.

Bij nieuwe klanten is het niet verkeerd om gezond wantrouwend te zijn. Zorg dat u uw opdrachtgevers kent en vraag bij een nieuwe opdracht de bedrijfsgegevens op. Bekijk ook de registratie van de organisatie in de Kamer van Koophandel. Gegevens over eerdere faillisementen en nieuwsberichten over de organisatie zijn waardevolle informatie. Gaat u in gesprek met een potentiële klant? Vraag dan (subtiel) na hoe de zaken gaan. Het kan ook lonen om zelf de economische trends in de gaten te houden. Stel uzelf de vraag: zou deze klant last kunnen krijgen van een bepaalde ontwikkeling?

Twijfelt u over de goede bedoelingen van een klant of over zijn financiële situatie? Dan is het beter om een opdracht niet aan te nemen.
De meeste conflicten lopen uit de hand, omdat partijen niet met elkaar praten. Betaalt uw klant de factuur niet? Of kunt/wilt u zelf niet betalen? Houd het gesprek dan open en probeer een betalingsconflict te voorkomen. Ga direct het gesprek aan als het probleem zich voordoet.

Het gesprek dat u heeft, hangt af van de aard van het conflict. Er zijn verschillende redenen om niet te betalen. Ontevredenheid over de dienstverlening, bijvoorbeeld. Of financiële problemen bij één van de partijen. Deze situaties vereisen elk een eigen gesprek, maar voor alle gesprekken geldt: 
  • Denk voor het gesprek na over een mogelijke oplossing voor het probleem;
  • Word niet boos;
  • Geef aan dat u de situatie vervelend vindt, maar blijf daar niet in hangen;
  • Geef de ander de ruimte om zich te uiten;
  • Bereid u voor op het sluiten van een compromis;
  • Kap het gesprek af als de ander onredelijk blijft. In deze fase moeten beide partijen bereid zijn om het probleem op te lossen.
Heeft u of uw klant nu geen geld? Spreek dan een betalingsregeling af. Een betaling in termijnen is voor alle partijen beter dan geen betaling of een conflict dat extra kosten met zich meebrengt.   
Duidelijke afspraken zijn een goede manier om conflicten te voorkomen. Leg alle afspraken die u maakt vast in een contract, zodat deze voor iedereen duidelijk zijn.
Leg ook mondelinge afspraken schriftelijk vast, zodat u ze terug kunt lezen. Belt u een klant of leverancier, bevestig dan de gemaakte afspraken per mail. Sla ze vervolgens op in uw (digitale) map. Uw documentatie kan bij een juridisch conflict dienen als bewijs.

Afspraken met zzp’ers

Zzp’ers hebben sinds 1 mei 2016 de mogelijkheid om te werken met modelcontracten, opgesteld door de belastingdienst. De belastingdienst heeft standaard modelcontracten van algemeen tot en met branchespecifiek . Ook kunt u zelf een modelcontract samenstellen. Dit voorkomt dat De Belastingdienst uw samenwerking ziet als een dienstverband.
Naast contracten zijn de algemene voorwaarden een manier om afspraken helder te krijgen voordat u zaken gaat doen. In de algemene voorwaarden staan alle randvoorwaarden voor de dienstverlening of levering van producten. Zorg dat u de voorwaarden van uw opdrachtgevers kent en geef hen altijd een kopie van uw voorwaarden. Leg de voorwaarden naast elkaar om te kijken of alle bepalingen op elkaar aansluiten.

Laat uw algemene voorwaarden altijd juridisch toetsen, ook als u freelancer of zzp’er bent. Werkt u met bedrijven die hun eigen voorwaarden hebben? Dan is het goed om die ook juridisch te laten checken. Zo weet u precies welke risico’s u moet beperken of verzekeren. 
Conflicten met de overheid of personeel zijn vaak het gevolg van onduidelijkheid over regelgeving. Het Nederlands recht is altijd in beweging en het is lastig om voor iedere regel precies te weten voor wie, wat en wanneer hij geldt. Daarom is het belangrijk dat u op de hoogte blijft van de laatste ontwikkelingen op uw vakgebied.

Heeft u zelf geen tijd (of geen zin) om alle veranderingen bij te houden? Huur dan professionals in om u te adviseren. Bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsrecht, vastgoed of Europese regelgeving. Een uurtje advies per maand kan u een boel conflicten schelen. 
Ontstaat er toch een zakelijk conflict waar u met elkaar niet meer uitkomt? Schakel dan juridische hulp in. Dit kan bijvoorbeeld een mediator zijn, een advocaat, of een andere juridische deskundige. Wij bieden verschillende juridische diensten, ook als u geen klant bij ons bent. Tijdens een vrijblijvend gesprek met 1 van onze ervaren juristen krijgt u direct duidelijkheid over de vervolgstappen.

Rechtsbijstandverzekering dekt juridische kosten

De hulp van een advocaat brengt de nodige kosten met zich meer. Heeft u wel eens aan een rechts­bijstand­verzekering gedacht? Afhankelijk van uw situatie krijgt u de hulp die u nodig heeft. De 2 grootste voordelen: u houdt de focus op uw bedrijf en het kan u hoge rekeningen schelen.
Bekijk de mogelijkheden voor een rechtsbijstandverzekering van Centraal Beheer:
Lees meer

Meer weten over risico’s beperken als ondernemer?

Wilt u meer informatie over welke risico’s er zijn? Wat wel en niet verzekerd is en welke maatregelen u zelf kunt treffen? Bekijk dan ook onze pagina Risico's en oplossingen.