Op vakantie als startende ondernemer?

Tijdens je vakantie verdien je waarschijnlijk weinig. Dat hoeft niet erg te zijn, als je van tevoren een buffer hebt opgebouwd. Draait je onderneming goed? Zet dan steeds een deel van je omzet opzij voor je vakantie. Gebruik hiervoor een aparte rekening, of neem een vakantiebudget op in je administratie.

Soms lukt het niet om snel een buffer op te bouwen. Misschien omdat je te weinig opdrachten hebt, of omdat je te veel kosten maakt. Kies er dan voor om je buffer langzamer op te bouwen of ergens kosten te besparen. Een low-budget vakantie is ook een optie. Zorg wel dat je voldoende rust of vakantie neemt. Het slechtste wat je kunt doen is doorwerken tot je echt niet meer kan. 

Voor (startende) ondernemers is de timing van hun vakantie essentieel. En die timing heeft niets te maken met de temperatuur op de bestemming, de dikte van de sneeuw of het regenseizoen. Het gaat om het juiste moment voor jouw organisatie. Dit moment hangt af van je klanten en omzet. Het is ook raadzaam om bij het plannen van je vakantie rekening te houden met (verwachte) grote opdrachten. 

Op vakantie gaan in de periode met de meeste omzet is niet verstandig. Dit heeft een grote impact op je inkomen in heel het jaar. Kies een rustige periode, waarin je klanten niet actief zijn. Wanneer die periode precies is? Dat hangt af van je onderneming. Een startende ondernemer weet meestal niet precies in welke periodes hij of zij de meeste omzet draait. Als je wat langer onderneemt, wordt dat vanzelf duidelijk. 

Wat opdrachtgevers betreft: zij waarderen het als je bereikbaar bent als zij je nodig hebben. Een vakantie plannen in de drukste periode van je klanten is dus geen optie, ook als er nog geen concrete opdracht ligt. De kans is groot dat je dan opdrachtgevers kwijtraakt aan concurrenten. In sommige branches geldt ook: op bepaalde momenten bepalen opdrachtgevers het budget en de strategie voor het volgende jaar. Meestal is dit in de periode van september tot november. Het is goed om dan beschikbaar te zijn voor het maken van offertes. Mogelijk geldt in jouw branche een andere piekperiode. Zorg dat je weet wanneer en plan je vakantie op een ander moment. 

Stel opdrachtgevers en klanten zo vroeg mogelijk op de hoogte van je vakantie. Zij kunnen dan direct nagaan of ze je nodig hebben voor projecten of evenementen. Bovendien laat je zo zien dat je rekening met ze houdt. Een informeel belletje naar je klant is nooit verkeerd. Hiermee investeer je in de relatie en ontdek je mogelijk kansen voor nieuwe opdrachten.

Informeer klanten persoonlijk en gebruik liever geen bericht op social media of een bericht op de website. Criminelen kunnen je vakantiebericht misbruiken om een inbraak of andere criminele activiteiten te plannen. 

Tijdens de looptijd van een opdracht op vakantie gaan is mogelijk, maar dit levert waarschijnlijk ongewenste vertraging op. Voor jou en je opdrachtgever. Het is daarom beter om je vakantie te plannen als je opdrachten klaar zijn. Dat geeft ook een veel fijner gevoel als je de deur achter je dicht trekt. Plan je vakantie niet een week na een belangrijke deadline. De kans dat een opdracht uitloopt - of dat er nazorg nodig is - is groot. Neem net voor je vakantie geen nieuwe opdrachten aan en laat klanten weten dat je hun opdracht na je vakantie snel oppakt.

Terugkomen van vakantie met een berg administratie in het vooruitzicht? Daar zit je vast niet op te wachten. Maak voordat je op pad gaat je urenregistratie compleet en verstuur al je facturen. Dit maakt opnieuw opstarten makkelijker en zorgt voor geld op de rekening wanneer je terugkomt.

Het is niet alleen een fijn gevoel om alle facturen te versturen voor je vertrekt. Het voorkomt ook fouten. De vakantie is er om alles even lekker te vergeten. Dit kan er ook voor zorgen dat je niet meer precies weet welke uurtarieven je  had afgesproken of hoeveel uur je aan een opdracht besteed hebt. Zorg er dus voor dat de facturen de deur uit zijn vóór je vakantie. Dit scheelt een boel correctiewerk achteraf. 

Je bent op vakantie, maar wat doe je als een klant toch belt? Voor sommige ondernemers is opnemen noodzakelijk. Zeker als opdrachtgevers van je afhankelijk zijn. Toch wil je niet heel de vakantie paraat zijn. Dit zijn enkele afspraken die je kunt maken met betrekking tot bereikbaarheid: 

Accepteer dat je soms niet bereikbaar zult zijn. Alleen op die manier heeft je vakantie het gewenste effect. Opdrachtgevers zullen ook beseffen dat je als ondernemer soms tijd nodig hebt om bij te komen. 

Natuurlijk wil je het liefst helemaal niets doen tijdens je vakantie. Helaas kun je sommige zaken niet laten liggen. De Belastingdienst verwacht je aangifte voor omzetbelasting en de inkomstenbelasting. Ook de loonheffingen lopen door als je op vakantie bent. Doe je geen aangifte, of ben je te laat? Dan krijg je een boete. Zorg dat je aangiftes gedaan zijn, of dat je de middelen hebt om aangiftes te doen vanaf je vakantiebestemming. Het is dan uiteraard het makkelijkst als je de berekeningen daar niet meer hoeft te doen. Doe die van tevoren.