Je hebt een langdurig zieke medewerker: wat komt er bij het verzuimproces kijken?

Van ziekmelding tot re-integratie: alle verplichtingen en stappen op een rij

Wanneer je medewerker 6 weken of langer uitvalt, is er sprake van langdurig ziekte­ver­zuim. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een burn-out, depressie of langdurige ziekte. Al vanaf de eerste ziekte­dag hebben jij en je medewerker verschillende verplichtingen. Welke verplichtingen zijn dit precies? En wat moet je doen tijdens de periode dat je medewerker niet volledig kan werken? Om je hierbij een handje te helpen, zetten we de benodigde informatie voor je op een rij.

Verplichtingen voor je als werkgever

Zodra je medewerker zich ziek meldt en de terugkeer lang duurt, is dat natuurlijk voor zowel jou als je medewerker erg vervelend. Een zieke medewerker kan je al snel minimaal €250,00 euro per dag kosten.

Om te zorgen dat het werk niet stil komt te liggen, ga je waarschijnlijk op zoek naar een vervanger. Maar naast het oplossen van de afwezigheid, heb je ook verplichtingen naar je zieke medewerker toe.

Doorbetalen van loon

Meldt 1 van je medewerkers zich langdurig ziek? Dan ben je als werkgever wettelijk verplicht om 2 jaar minimaal 70% van het loon door te betalen, voor zover het loon niet meer is dan het maximum dagloon. Maar in veel cao’s of arbeidsovereenkomsten is bepaald dat je een hoger percentage van het loon moet doorbetalen. Dit kan tot 100% zijn. De loondoorbetaling mag het eerste jaar niet minder zijn dan 100% van het minimumloon.

In het tweede jaar is het loon van de medewerker soms wél lager dan het wettelijk minimumloon. In dat geval kan je medewerker een toeslag aanvragen bij UWV. 

Ontvangt je medewerker een uitbetaling van UWV, tijdens bijvoorbeeld een zwangerschap? Dan hoef je geen loon door te betalen. Medewerkers met een tijdelijk arbeidsovereenkomst krijgen loondoorbetaling zolang het contract loopt.

Wet verbetering poortwachter

Volgens de wet zijn jij en je zieke medewerker verplicht er alles aan te doen om hem of haar zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Deze wet heet de ‘Wet verbetering poortwachter’

Stel geen vragen over de gezondheid van je medewerker

Natuurlijk ben je benieuwd hoe het met je zieke medewerker gaat. Toch mag je wettelijk geen vragen stellen over de gezondheid van je medewerker.

Zelfs als je medewerker toestemming geeft, mag je geen vragen stellen over de klachten. Medische gegevens worden binnen de privacywetgeving (AVG) namelijk beschouwd als ‘gevoelige informatie’. Voor het verwerken van deze informatie gelden extra wettelijke eisen. Je mag ook maar weinig gegevens over de gezondheid vastleggen of verwerken. 

Wel mag je vragen stellen die belangrijk zijn voor de werkzaamheden. Bijvoorbeeld wanneer je medewerker weer beter denkt te zijn. Ook mag je als werkgever aan je medewerker vragen om de bedrijfsarts te bezoeken. De arts beoordeelt vervolgens of hij of zij aangepast werk kan doen en hoe lang zijn of haar afwezigheid ongeveer gaat duren. 

Re-integratieverplichtingen als werkgever: bied aangepast werk aan

Lukt het je niet om je medewerker te laten re-integreren op zijn of haar oude werkplek? Dan moet je hem of haar passend werk aanbieden binnen het bedrijf. Dit is bijvoorbeeld werken in deeltijd of met een aangepast takenpakket. Ook kun je je medewerker een andere baan aanbieden, binnen je eigen bedrijf of zelfs bij een andere werkgever.

Weigert je medewerker (tijdelijk) aangepast werk te doen? En heeft hij of zij daar geen goede reden voor terwijl het aangepaste werk volgens de bedrijfsarts wel kan? Dan mag je het loon van je medewerker inhouden. In het uiterste geval mag je hem of haar ontslaan. Normaal mag je pas je medewerker ontslaan als de ziekte langer dan 2 jaar duurt.

Verplichtingen naleven

Al vanaf de eerste ziektedag hebben jij en je medewerker dus verschillende verplichtingen volgens de wet. Houd je je als werkgever niet aan alle stappen? Of voer je ze niet goed uit? UWV kan je een boete opleggen. Dan loop je het risico dat je langer dan 2 jaar het loon moet doorbetalen. Deze boete heet de loonsanctie.

Stappenplan ‘Wet verbetering poortwachter’: dit moet je regelen

Zodra je medewerker zich ziek meldt, moet je volgens de ‘Wet verbetering poortwachter’ een aantal stappen doorlopen voor de re-integratie. Zo voorkom je problemen, zoals een loonsanctie, wanneer de ziekte van je medewerker een langere periode aanhoudt. Het is daarbij belangrijk dat jij, maar ook je medewerker, niets vergeet. Wij zetten daarom de stappen voor je op een rijtje. 

Zodra je medewerker zich ziek meldt, mag je als werkgever niet vragen wat je medewerker mankeert. Wel mag je informeren wanneer hij of zij weer aan het werk denkt te gaan. Toon vooral interesse in wat je medewerker nodig heeft, zodat je de drempel laag houdt om weer te komen werken. Maak ook gelijk een afspraak voor het volgende contactmoment. 

Het is nu aan jou om je medewerker uiterlijk binnen 1 week na de eerste ziektedag ziek te melden bij de arbodienst of bedrijfsarts, los van hoe lang de medewerker mogelijk uit de roulatie is. 

Tip: leg vanaf het begin alles vast. De ziekmelding, telefonisch contact, afspraken enzovoorts. Dit vormt samen met het Plan van Aanpak in het re-integratieverslag. Daarmee kun je aantonen wat je hebt gedaan om je medewerker weer aan het werk te helpen. Zo voorkom je dat UWV de termijn verlengt dat je loon moet doorbetalen.

Het is verstandig om een verzuimprotocol te hebben, een stappenplan bij ziekte. Het verzuimprotocol is een onderdeel van een verzuimbeleid. Zodra je medewerkers in dienst krijgt, ben je verplicht een verzuimbeleid op te stellen. In het verzuimprotocol weten zowel werkgever als medewerker wat van beide partijen verwacht wordt bij (langdurig) verzuim. 


Is je medewerker in week 6 nog steeds ziek? Dan voert de arbodienst of bedrijfsarts een probleemanalyse uit. Dit is verplicht. In de analyse staat:

  • Waarom de medewerker niet meer kan werken;
  • Wat de mogelijkheden zijn tot herstel;
  • Wanneer de medewerker denkt het weer aan het werk te kunnen gaan.

Voer minstens elke 6 weken een voortgangsgesprek met je medewerker. Breng niet alleen elkaar maar ook de bedrijfsarts regelmatig op de hoogte. Heb je een MKB Verzuim ontzorg-verzekering bij Centraal Beheer? Dan regelen wij een casemanager die je hierbij ontzorgt. Lees hier alle voordelen van een casemanager.
In de toekomst gaat je medewerker als het goed is weer aan het werk. Maak daarom tijdig een Plan van Aanpak (PvA). Hierin staat hoe je samen gaat zorgen voor terugkeer van de medewerker op de werkvloer. Je zieke medewerker en jij ondertekenen beiden het plan. Vervolgens stuur je een kopie naar de arbodienst. 

Verandert de situatie? Dan moet je het plan aanpassen. Het is daarom belangrijk om met elkaar in gesprek te blijven.

Het PvA is onderdeel van het re-integratiedossier. Dit is een overzicht van het verloop van de ziekte en alle activiteiten die jij en je medewerker hebben ondernomen om hem of haar te laten re-integreren.

Is re-integratie nog niet gelukt en is uw medewerker inmiddels 42 weken ziek? Meld hem of haar dan ziek bij UWV. Doe dit zo snel mogelijk om een boete te voorkomen. Ondertussen blijf je als werkgever verantwoordelijk voor de re-integratie.
Na een jaar bespreek je samen met je medewerker het re-integratietraject. Hierin bespreken jullie samen het afgelopen jaar, stellen jullie vast welk resultaat jullie in het tweede jaar willen bereiken en op welke manier. 

Je schrijft een verslag van de evaluatie en voegt dit toe aan het re-integratiedossier. Een opzet van de eerstejaarsevaluatie vind je op de site van UWV. 

Is je medewerker nog niet aan het werk? Dan ontvangt je zieke medewerker in deze week een WIA-aanvraagformulier (wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen) van UWV. Hierin staat onder andere de uiterlijke datum voor het aanvragen van de uitkering. 

Ondertussen stel je het re-integratieverslag op, hierin staan alle afspraken en concrete resultaten van de geplande werkhervatting.

Vraagt je zieke medewerker een WIA-uitkering aan? Dan stel je uiterlijk in week 91 de eindevaluatie op. In dit document geef je aan wat de stand van zaken is van de re-integratie.
Je zieke medewerker vraagt de WIA-uitkering uiterlijk in week 93 aan. Hij of zij stuurt het re-integratieverslag samen met het WIA-aanvraagformulier naar UWV.
Heb je volgens UWV genoeg gedaan aan re-integratie van je medewerker? Dan stopt voor jou de loondoorbetalingsplicht. Je medewerker krijgt afhankelijk van de claimbeoordeling door het UWV een WIA-uitkering. Heb je niet genoeg gedaan om je medewerker weer terug aan het werk te krijgen? Dan betaal je nog maximaal 52 weken 70% van het loon door.
Gaat je medewerker weer aan de slag? Dat is goed nieuws. Vergeet niet om dit ook door te geven aan alle betrokken partijen. Denk daarbij onder andere aan de bedrijfsarts of arbodienst en UWV.

Het contract beëindigen van je zieke medewerker: mag dit?

Wil je je langdurig zieke medewerker met een contract voor onbepaalde tijd ontslaan? Dan mag je hem of haar ontslaan na 2 jaar arbeidsongeschiktheid. Je moet dan een ontslagvergunning aanvragen bij UWV. Hieraan zijn 3 voorwaarden verbonden. 

Geen herstel binnen de termijn van 26 weken

De verwachting is dat je medewerker het werk waarvoor hij of zij is aangenomen binnen een periode van 26 weken niet meer kan doen. Deze periode kan langer zijn. Bijvoorbeeld als de aanvraag van een WIA-uitkering is vertraagd. Of als aan de werkgever een loonsanctie is opgelegd.

Voldoende inzet voor re-integratie

Je moet samen met je medewerker hebben geprobeerd om hem of haar weer aan het werk te krijgen.

Geen herplaatsing mogelijk

Het moet duidelijk zijn dat je medewerker geen ander of aangepast werk kan doen in een passende functie. Al dan niet door (om)scholing. Een functie is passend als deze aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de medewerker. De termijn voor herplaatsing van een arbeidsongeschikte medewerker is 26 weken.

Zijn jij en je medewerker het eens met het ontslag? En geeft je medewerker dit schriftelijk aan? Dan heb je geen ontslagvergunning van UWV nodig. 

Heeft je zieke medewerker een tijdelijk contract en wil je deze niet verlengen? Dat mag. Je hebt hiervoor geen ontslagvergunning nodig. Je moet het loon door betalen tot het einde van het contract.

Voorkomen is beter

Om de kans op langdurig verzuim te verlagen, is het aan werkgevers om hun medewerkers mentaal en fysiek fit, gezond en flexibel te houden. Hiermee stimuleren zij medewerkers om gezond, plezierig en uiteindelijk ook productief te werken. Door hierin te investeren als werkgever, zie je vrijwel direct resultaat. Ook kleine aanpassingen kunnen tot waardevolle resultaten leiden.

Maar hoe kan je er als werkgever voor zorgen dat je medewerkers plezier houden in hun werk, vaardigheden blijven ontwikkelen en gezond blijven? Wij geven je een aantal tips.

Ga in gesprek met je medewerkers over hun wensen, dromen, maar ook hun problemen in hun werk. Kijk hoe je dit samen kunt behalen of voorkomen. Hou dit samen bij. Heb je het idee dat je medewerker niet werk-gerelateerde problemen heeft, zoals financiële zorgen of een vervelende of stressvolle thuissituatie? Heb ook hier aandacht voor. 
Meldt je werknemer zich al enkele keren kortstondig ziek? Of merk je dat je medewerker er minder fit uit ziet dan normaal? Dit zijn signalen die een medewerker al geeft voordat langdurig verzuim optreedt. Let hier goed op als werkgever en praat hierover met je medewerker. Het zijn misschien niet de leukste onderwerpen om het over te hebben, maar ze zijn wel belangrijk. 
Maak gebruik van medewerkerspools die beschikbaar zijn om aan het werk te kunnen gaan bij verschillende werkgevers in dezelfde branche. Dat biedt variatie in het werk.
Bied medewerkers opleidingen aan en moedig ze aan om naar seminars, netwerkbijeenkomsten en beurzen te gaan voor hun ontwikkeling.
Probeer elke baan uitdagend te maken door medewerkers taken aan te bieden die buiten hun vaste werkzaamheden liggen.
Geef je medewerkers de kans om meer te bewegen, beter te eten en te stoppen met roken. Dit kan bijvoorbeeld door op de werkvloer gezonde snacks aan te bieden.