Checklist factuur maken

Voor startende ondernemers

Om betaald te krijgen voor een opdracht, stuur je als ondernemer een factuur. Wist je dat die factuur aan een aantal wettelijke eisen moet voldoen? Bekijk onze checklist en leer direct welke onderdelen iedere factuur moet bevatten. 

1: Je KvK-nummer

Ga je een factuur maken? Vermeld dan je KvK-nummer. Jouw KvK-nummer is het bewijs dat je bent ingeschreven in het Handelsregister. Zonder KvK-nummer heb je formeel geen onderneming en mag je ook geen facturen sturen. Daarom moet dit nummer op je factuur staan.

Je KvK-nummer bestaat uit 8 cijfers. Je kunt het nummer terugvinden in de welkomstbrief van de Kamer van Koophandel, in het uittreksel Handelsregister of via Handelsregister online.

2: Btw-identificatienummer

Het btw-nummer (vanaf 2020 btw-identificatienummer) krijg je van de Belastingdienst, nadat jij je inschrijft bij de Kamer van Koophandel. Het btw-nummer bestaat uit deze onderdelen:
  • de landcode NL;
  • 9 (willekeurige) cijfers;
  • de letter ‘B’;
  • een controlegetal van 2 cijfers.
Bijvoorbeeld: NL 123456789B01.

Je bent verplicht om dit nummer op je facturen te vermelden. Als ondernemer betaal je omzetbelasting (btw). Het btw-nummer is jouw identificatienummer bij de Belastingdienst voor het betalen of verrekenen van die omzetbelasting.

3: Een uniek factuurnummer

De Belastingdienst eist dat je facturen een uniek eigen nummer hebben. Daarnaast moeten je facturen opeenvolgend genummerd zijn. Hieronder vind je 3 voorbeelden:

1. Doorlopende nummering 

Je vermeldt dan een nummer per factuur wat je vervolgens doortelt in een nieuw jaar. Bijvoorbeeld in 2021 verstuur je factuur 1,2,3 en 4 en in 2022 verstuur je factuur 5, 6, 7 en 8.

2. In een nieuw jaar starten met een nieuwe nummering

Je combineert dan het jaar met het nummer. In 2021 gebruik je bijvoorbeeld 2021/1, 2021/2 en 2021/3. In 2022 gebruik je bijvoorbeeld 2022/1, 2022/2, 2022/3.

3. Doornummeren met een klantcode voor iedere factuur

Je vermeldt dan jaar/klantcode/nummer. Bijvoorbeeld: 21/222/078, 21/166/079 of 21/333/080. In 2022 begin je dan met 22, bijvoorbeeld 22/222/001, 22/166/002 of 22/333/045.
In de gangbare boekhoudprogramma’s krijgen facturen vanzelf een uniek nummer. Een consequente nummering maakt je administratie makkelijker. Je kunt het factuurnummer gebruiken om de betaling ervan te controleren op je bankrekening. En de Belastingdienst weet precies om welke factuur het gaat bij een controle.

4: De factuurdatum en betalingstermijn

Ga je een factuur opstellen? Dan wil je dat die snel betaald wordt. Daarom voeg je aan de factuur een betalingstermijn toe. Meestal is de betalingstermijn 30 dagen. Afhankelijk van je opdrachtgever of branche kan de termijn langer of korter zijn.
De factuurdatum bepaalt vanaf wanneer de betalingstermijn ingaat. De datum en de termijn zijn verplicht, zodat jouw opdrachtgever weet wanneer je de betaling verwacht. Daarnaast zijn ze voor jouzelf een stok achter de deur bij klanten die niet betalen of laat betalen.

Tip: maak een overzicht voor je facturen, waarin je bijhoudt welke facturen betaald zijn en welke niet. Noteer ook voor iedere factuur de einddatum van de betalingstermijn. Je kunt zo direct zien welke opdrachtgevers te laat zijn met betalen. Eventueel stuur je hen een herinnering of bel je even na of je factuur goed is aangekomen.

5: Jouw handelsnaam en zakelijke adres

Neem altijd de naam van je onderneming en je adres op in de factuur. Gebruik het adres waarmee je geregistreerd staat bij de KvK. Je kunt kiezen voor de handelsnaam of de juridische naam. De juridische naam bevat ook de rechtsvorm van jouw organisatie, bijvoorbeeld: bv, nv of eenmanszaak. 

6: De handelsnaam en het zakelijk adres van jouw opdrachtgever

Stuur je een factuur naar een andere onderneming? Vermeld dan de handelsnaam en het zakelijke adres van je opdrachtgever. Zo is bij het lezen van de factuur direct duidelijk aan welke organisatie de factuur gericht is. Dit is ook een eis van de Belastingdienst.

7: Jouw contactgegevens

Je contactgegevens vermelden is niet verplicht, maar het kan erg handig zijn. Je doet niet altijd zaken met degene die jouw factuur in de administratie verwerkt. Het is fijn als iedereen die de factuur behandelt jouw contactgegevens heeft. Voor vragen of om je in te lichten als er problemen zijn met de betaling. 

8: Omschrijving geleverde dienst/product

Omschrijf op de factuur welke diensten of producten je leverde, zodat je klant precies kan zien waarvoor je de factuur stuurt. Dit voorkomt discussies over de prijzen in de factuur. Vermeld, zo mogelijk ook de datum, eenheden (aantal uur/aantal artikelen) en de prijs per eenheid.  

Een voorbeeld voor diensten:   Aantal uur Kosten (€ 50,- per uur)
Ontwerpen logo 4 € 200,-
Bespreking huisstijl 10-2-2020 2 € 100,-
Voorbeeld goederen: Stuks Prijs per stuk Btw  Prijs incl. btw
SD-kaart 65 GB 1 € 20,66 21% € 25,-
SD kaart 128 GB 2 € 29,93 21% € 70,-

9: Het bedrag dat jouw opdrachtgever moet betalen (met en zonder btw)

Je stuurt een factuur voor een bepaald bedrag. Vermeld dit bedrag duidelijk op jouw factuur. Voor je eigen administratie en die van de Belastingdienst, vermeld je ook de btw op de factuur.

Het vermelden van de btw is verplicht. De btw is de belasting die je betaalt over jouw omzet. Afhankelijk van je dienst of product, betaal je een percentage van 9% of 21% aan de Belastingdienst. Dit percentage factureer je ook aan jouw opdrachtgever. In het voorbeeld betaal je €31,50 omzetbelasting aan de Belastingdienst. Zie het rekenvoorbeeld hieronder: 
Rekenvoorbeeld
Bedrag exclusief btw € 150,00
Btw (21%) € 31,50
Te betalen door jouw opdrachtgever € 181,50

10: Jouw (zakelijke) rekeningnummer

Om je factuur te betalen hebben klanten jouw rekeningnummer nodig. Vermeld op de factuur het IBAN-nummer. Voorbeeld: NL20 INGB 0001 2345 67. Zorg dat het rekeningnummer goed leesbaar is. 

Facturen onder de 100 euro: gebruik een ‘eenvoudige’ factuur

Stuur je een factuur voor minder dan 100 euro? Dan kun je een ‘eenvoudige’ factuur maken. Deze bevat minimaal: 
  • De datum waarop je de factuur uitreikt;
  • Je naam en adresgegevens;
  • De goederen of diensten die je hebt geleverd;
  • Het btw-bedrag.

Checklist doorlopen? Tijd om te versturen

Is je factuur gemaakt? Dan verstuur je deze via e-mail of per post naar jouw opdrachtgever. Vraag van tevoren naar wie de factuur gestuurd mag worden, zodat die zeker op de juiste plek aankomt. Gebruik voor digitale facturen een bestandstype dat niet bewerkt kan worden, zoals een PDF. Bekijk, voordat je de factuur verzendt, nogmaals alle cijfers en gegevens. Staat alles erin en zijn de cijfers correct? Dan kun je jouw eerste factuur versturen!