Plan voor bedrijfscontinuïteit bij COVID-19

Hulp bij het voortzetten van uw bedrijf

U kunt maatregelen treffen die uw bedrijf minder kwetsbaar maken. Zoals het maken van een bedrijfscontinuïteitsplan. Arnoud van der Bend, risicoconsultant bij Centraal Beheer, geeft advies voor maatregelen op de korte en voor de lange termijn. 

De effecten van COVID-19 op uw organisatie

Het COVID-19 virus raakt bedrijven en organisaties. Het heeft gevolgen voor de bedrijfsvoering. De bedrijfsketen in en rond uw organisatie wordt beïnvloed.
Bedrijfscontinuïteit stappenplan Centraal Beheer
Het gevolg is (gedeeltelijke) uitval van medewerkers. Bijvoorbeeld omdat ze zelf ziek worden of  zorgtaken moeten uitvoeren zoals kinderen thuis opvangen en onderwijs geven. Ook kan er sprake zijn van verzuim door angst voor een mogelijke besmetting. Niet alleen uw eigen medewerker kan uitvallen, maar ook uw leveranciers en/of klanten waar u van afhankelijk bent. Dit kan zorgen voor:
  • Een mogelijke verstoring van de toegeleverde materialen die voor uw eigen bedrijfsvoering van belang zijn.
  • Diensten die door leveranciers niet worden uitgevoerd door minder beschikbaar personeel.
  • Een afname of juist een toename van de klantvraag naar uw product of dienst.
  • De liquiditeit van uw onderneming wordt hard geraakt.

Plan van aanpak komende weken

Voor de korte termijn kunt u de volgende stappen nemen om uw bedrijfscontinuïteit verder te veilig te stellen.

Om verdere verspreiding te voorkomen, is het advies om door te gaan met het invoeren en uitvoeren van de hygiëne- en gedragsregels voor de medewerkers op uw locatie. Denk daarbij aan:

  • Contact vermijden met mensen die symptomen van griep vertonen. Hang bijvoorbeeld bij alle ingangen een mededeling op dat u mensen met griepsymptomen verzoekt om niet naar binnen te komen.
  • Regelmatige werkplekreiniging.
  • Blijf medewerkers informeren over het belang van de hygiëne- en gedragsmaatregelen.
  • Contact onderhouden met overheidsinstanties zoals het RIVM en andere gezondheidsinstanties. Zij houden u op de hoogte van de laatste adviezen voor bescherming van de gezondheid van uw medewerkers.
Het is ook een impactvolle tijd voor uw mederwerkers. Ze hebben zelf ook te maken met persoonlijke gevolgen van de crisis. Ze kunnen zelf ziek worden, moeten familie of vrienden verzorgen of worden geconfronteerd met mensen die overlijden door het COVID-19 virus. Dit kan van invloed zijn op de werkprestatie.
  • Geef aandacht aan medewerkers die een steuntje in de rug nodig hebben
  • Bespreek de mogelijkheden voor bijzonder verlof als dat kan
  • Vraag aan uw medewerkers wat ze nodig hebben om binnen de hygiëne- en gedragsmaatregelen te blijven presteren.
  • Blijf uw medewerkers motiveren en bedank ze voor hun inzet in deze impactvolle tijd.

Om de kwetsbaarheid van uw bedrijfsvoering te verminderen, kunt u denken aan de volgende maatregelen:

  • Stel een personeelslijst samen van medewerkers die van vitaal belang zijn voor het uitvoeren van uw bedrijfsactiviteiten. Naast acties gericht het voorkomen van uitval van deze personen is het goed om een achtervang hiervoor te regelen. Denk aan gepensioneerde werknemers, vrijwilligers of andere werknemers die getraind worden voor de functie.
  • Inventariseer uw ‘belangrijkste’ klanten die u wilt blijven bedienen, zodat focus mogelijk is bij uitval van activiteiten. Vraag aan deze klanten waar voor hun de prioriteit ligt. Zij hebben ook te maken met de gevolgen van de crisis. Maak vervolgens concrete afspraken met deze klanten om de verwachtingen scherp te stellen. Ook kunt u inspelen op deze verwachtingen door maatregelen te treffen. Bijvoorbeeld wijziging van openingsuren.
  • Inventariseer wat er contractueel met klanten is afgesproken. Bijvoorbeeld bij geen of te late levering van de overeengekomen producten en/of diensten.
  • Breng uw afhankelijkheid van uw leveranciers, toeleveranciers en dienstverleners in kaart. Inventariseer waar uw afhankelijkheden liggen en welke mogelijke alternatieven er zijn. Sla eventueel extra voorraad in om minder kwetsbaar te zijn en laat dit aansluiten bij uw geïnventariseerde klantvraag.
  • Bepaal of de ICT- infrastructuur aansluit bij de behoefte om meer thuis te werken. Denk daarbij aan alternatieve communicatiemogelijkheden via bijvoorbeeld beeldbellen.
  • Werk een aantal scenario’s uit die kunnen ontstaan door deze pandemie. Denk daarbij aan bijvoorbeeld uitval van 30% van het personeel of het wegvallen van een deel van de ICT- capaciteit. Bekijk ook de mogelijkheden als er te weinig werk overblijft.
Naast effect op de gezondheid van uw medewerkers en uw bedrijfsvoering, kan het COVID-19 virus u ook financieel raken. Bijvoorbeeld omdat aankopen van klanten worden uitgesteld. Of als uw klanten onder financiële druk komen te staan en andere betalingsregelingen wensen af te spreken. U kunt onder meer de volgende acties ondernemen:
  • Maak gebruik van de overheidsmaatregelen die momenteel worden geboden.
  • Breng de impact in kaart van het mogelijk wegvallen van bepaalde opdrachten.
  • Inventariseer en anticipeer op mogelijke betalingsproblemen bij klanten.
  • Inventariseer uw eigen extra kosten voor maatregelen. Bijvoorbeeld kosten voor extra hygiëne, extra inhuur van capaciteit of extra voorraad grondstoffen.
Een Bedrijfs Continuïteits Plan vergroot de veerkracht van uw bedrijf bij een calamiteit.
Arnoud van der Bend, risicoconsultant Centraal Beheer

Scenario's lange termijn

Het is onduidelijk hoe het COVID-19 virus zich verder ontwikkelt. En wat daarvan de impact is voor de langere termijn voor bedrijven en organisaties. Kijk daarom vooruit en werk scenario’s uit op de volgende onderwerpen:
  • Meer uitval van eigen medewerkers.
  • Meer uitval van medewerkers bij toeleveranciers en klanten waardoor uw bedrijfsvoering wordt geraakt.
  • Afname van de afzetmogelijkheden van uw producten en/of diensten.
  • Uitbreiding van de quarantaine maatregelen.
  • Verdere beperking van logistieke vervoersmogelijkheden van uw producten en/of diensten naar het buitenland.
  • Afnemende financiële reserves.

Over onze expert

Arnoud van der Bend, risicoconsultant Centraal Beheer

Arnoud van der Bend

Risicoconsultant Centraal Beheer

Arnoud is risicoconsultant en adviseert over risicomanagementoplossingen om de continuïteit van ondernemers te borgen. In gesprek met ondernemers worden continuïteitsrisico’s geïnventariseerd en geanalyseerd. Er ontstaat inzicht in maatregelen en er volgt een plan van aanpak om de bedrijfsdoelstellingen te borgen. Arnoud: ‘Mijn persoonlijke doel is dat u ‘in control’ bent en blijft. Zodat u kunt blijven ondernemen. Daar word ik blij van.’