Doorzendplicht bestuursorgaan

Rechtbank ’s Gravenhage d.d. 22-01-2001 (LJN:AB1684)

Van tijd tot tijd kan het voorkomen dat een overheidsinstantie te maken krijgt met een claim die aan een andere overheidsinstantie gestuurd had moeten worden. Vaak zal daarbij de onbekendheid van de claimant met de, soms ingewikkelde, regelingen op het vlak van bevoegdheidstoedeling een rol spelen. Van de overheid mag in dit opzicht een grotere deskundigheid worden verwacht. Dit betekent niet dat het in ieder concreet geval direct duidelijk zal zijn waar een binnengekomen claim thuishoort. Teneinde deze duidelijkheid te verkrijgen zal soms nader onderzoek nodig zijn.  

Van de overheid als geheel mag evenwel worden verwacht dat de nodige deskundigheid voorhanden is om de burger uitsluitsel te kunnen geven over het te benaderen onderdeel van het overheidsapparaat. Het spreekt voor zich dat het van groot belang is dat de tot de overheid gerichte claims terechtkomen op de juiste plek en niet in een la blijven liggen.  

Artikel 2:3 Awb legt daarom aan bestuursorganen de verplichting op ‘geschriften tot behandeling waarvan kennelijk een ander bestuursorgaan bevoegd is’, door te zenden aan het andere wel bevoegde bestuursorgaan. Deze bepaling sluit aan bij de bestaande bestuurspraktijk om verkeerd geadresseerde geschriften zo mogelijk door te sturen aan het juiste orgaan. De verplichting tot doorzending is niet beperkt tot de in de Awb geregelde aanvragen voor beschikkingen of tot bezwaar- en beroepschriften, maar geldt ook voor andere geschriften, zoals bijvoorbeeld een aansprakelijkstelling. De burger zal door de overheid op weg moeten worden geholpen, zo luidt de gedachte van de bepaling.  

Stel een overheidsinstantie, bijvoorbeeld de politie, ontvangt een claim waarin de benadeelde stelt schade te hebben geleden aan zijn auto. De slagboom bij de ingang van een parkeerterrein blijkt op het dak van de auto te zijn beland. Na onderzoek blijkt dat het terrein en ook de daartoe behorende verkeersinstallatie in beheer is van een andere overheidsinstantie, de gemeente. Op grond van artikel 2:3, eerste lid, van de Awb is de politie gehouden de aansprakelijkstelling (onverwijld) ter behandeling door te zenden aan de wel bevoegde instantie, in deze de betreffende gemeente.  

De afzender, de benadeelde, moet op de hoogte worden gesteld van de doorzending. Dat ligt ook voor de hand nu de belanghebbende immers moet weten tot welke instantie hij zich kan wenden indien een reactie op zijn geschrift uitblijft. Aan de benadeelde dient een ontvangstbevestiging te worden gestuurd waarin beargumenteerd wordt aangegeven dat de claim thuishoort bij een andere overheidsinstantie, welke instantie dit betreft en dat de aansprakelijkstelling aan dit orgaan is toegezonden.  

Zoals gesteld mag van een bestuursorgaan een grote mate van deskundigheid en inspanning worden verwacht met betrekking tot de vraag voor welk bestuursorgaan het geschrift wel is bestemd. Maar soms zal de inhoud van een geschrift te weinig aanknopingspunten bieden voor een snelle vaststelling van het bevoegde bestuursorgaan. Ook is het mogelijk dat geen enkel bestuursorgaan bevoegd is omdat het een kwestie betreft die niet voor regeling van de overheid vatbaar is, zoals een consumentengeschil. In dergelijke gevallen moet de overheid de stukken zo spoedig mogelijk retour zenden aan de afzender, zo volgt uit artikel 2:3, tweede lid, Awb.  

Naar verwachting zullen per 1 juli 2024 wijzigingen in de Algemene wet bestuursrecht in werking treden. De wijzigingen vinden plaats in verband met herziening van afdeling 2.3 (Verkeer langs elektronische snelweg) van die wet en hebben betrekking op modernisering in verband met elektronisch bestuurlijk berichtenverkeer. Naar verwachting wordt aan artikel 2.3 Awb een nieuw lid toegevoegd dat regelt wanneer de doorzendplicht van elektronische berichten mogelijk niet geldt.

In het geval een overheidsinstantie een claim ontvangt die niet ter behandeling bij haar thuishoort, is die betreffende overheidsinstantie op grond van artikel 2:3, eerste lid, van de Awb (onverwijld) gehouden de aansprakelijkstelling aan de wel bevoegde instantie ter behandeling door te zenden in plaats van de stukken te retourneren aan de afzender. De afzender dient van de doorzending op de hoogte te worden gesteld. In de gevallen dat niet valt te achterhalen welke overheidsinstantie het bevoegde orgaan betreft of wanneer de overheid in het geheel niet de bevoegd instantie is, dienen de stukken zo spoedig mogelijk aan de afzender geretourneerd te worden (artikel 2:3, tweede lid, Awb). Naar verwachting treedt medio 2024 een gemoderniseerd artikel 2.3 Awb in werking.