Boekhouding uitbesteden of zelf doen?

Voordelen en nadelen van zelf boekhouden 

Als u een eigen bedrijf wilt starten, komt daar een serieuze administratie bij kijken. Of u nu een eenmanszaak bent of een BV hebt opgericht, het bijhouden en bewaren van een goede administratie is wettelijk verplicht én levert waardevolle inzichten op.

Waarom is een goede boekhouding belangrijk?

Een nette administratie levert verschillende voordelen op. Dit zijn de twee belangrijkste: (1) U krijgt u via een goede administratie inzicht in uw bedrijf en (2) een goede boekhouding is een eis van de belastingdienst.

1: Goede boekhouding geeft inzicht in uw bedrijf

Een goede (liefst digitale) administratie geeft u direct inzicht in de financiële situatie van uw onderneming. Welke kosten heeft u gemaakt? Welke facturen zijn nog niet betaald? En hoeveel geld heeft u nog om te investeren? Zonder administratie is het antwoord op deze vragen giswerk.
Een paar voorbeelden van waardevolle informatie die u uit de boekhouding kunt halen:
  • De groei van uw omzet ten opzichte van vorige jaren of vorige kwartalen;
  • Wie uw belangrijkste klanten zijn (en of u niet te afhankelijk bent van één klant);
  • De verdeling van het werk door het jaar heen (in welke kwartalen draait u de meeste omzet?);
  • Welke kosten u maakt en waar u eventueel kunt besparen;
  • Een schatting van de winst voor komend jaar;
  • De haalbaarheid van uw huidige uurtarief (Is het aantal uren dat u werkt in verhouding met de winst die het oplevert?).
Misschien neemt u beslissingen liever op basis van uw gevoel. Toch is het goed om uw gevoel te toetsen aan de cijfers. Een up-to-date administratie voorkomt op die manier onaangename verrassingen.  

2: Goede boekhouding als eis van de belastingdienst

Op basis van uw boekhouding en administratie doet u uw belastingaangifte. Bij een controle zal De Belastingdienst uw administratie gebruiken. Ze stelt dan ook diverse voorwaarden aan uw administratie, zoals de bewaartermijn van 7 jaar.
U mag zelf weten hoe u uw administratie bijhoudt, maar De Belastingdienst stelt één belangrijke eis: dat u de vereiste informatie er snel uit kunt halen. Die vereiste informatie is financieel van aard. U bent verplicht om de belastingdienst snel een overzicht te kunnen geven van uitgaande facturen of inkomsten, ontvangen facturen en privégebruik van goederen en diensten.
Lukt dit niet snel genoeg, dan riskeert u een boete van de Belastingdienst. Houd uw administratie dus compleet. Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of digitaal, horen bij uw administratie. Dus ook kassabonnen en kopieën van verstuurde facturen, ontvangen rekeningen, uitdraaien van uw tankpas, correspondentie en overzichten van uw gereden kilometers.

Boekhouding uitbesteden?

Uw boekhouding uitbesteden kan u veel kopzorgen besparen. Zeker als u zelf niet van administreren houdt. Met veel verschillende opdrachtgevers en inkoopfacturen wordt de boekhouding snel complex en onoverzichtelijk. Enkele voordelen van een boekhouding uitbesteden zijn: 
  • Een boekhouder werkt dagelijks met vergelijkbare cijfers en kan daardoor de administratie sneller doen;
  • Een boekhouder heeft kennis van de nieuwe wetten en regelgeving;
  • Een boekhouder gebruikt vaste formats die u eenvoudig kunt uitwisselen, bijvoorbeeld met De Belastingdienst;
  • Een boekhouder kan precies de cijfers aanleveren die nodig zijn voor aangifte;
  • U kunt de boekhouder opvoeren als bedrijfskosten en u kunt de btw aftrekken;
  • Een boekhouder verkleint de kans op een boete vanwege foutieve administratie.

Zelf boekhouden

Heeft u heel weinig inkoop en stuurt u maar enkele facturen per maand? Dan kunt u uw boekhouding waarschijnlijk zelf doen. Dit levert de volgende voordelen op:
  • Zelf de boekhouding doen kan goedkoper zijn, wanneer u weinig facturen stuurt;
  • Als u zelf de cijfers doorloopt kunt u sneller trends ontdekken;
  • U werkt met systemen en programma’s die u zelf prettig vindt;
  • Zonder boekhouder heeft u meer vrijheid bij het samenstellen van financiële overzichten die voor u relevant zijn;
  • Met behulp van (relatief goedkope) online boekhoudprogramma’s wordt zelf boekhouden steeds eenvoudiger;
  • U houdt uzelf op de hoogte van de financiële regelgeving. Deze kennis kunt u bijvoorbeeld gebruiken om anderen te helpen of bij het starten van een nieuw bedrijf.

Keuze is afhankelijk van uw situatie

Gaat u uitbesteden of zelf boekhouden? De meest voordelige optie hangt af van uw situatie. Toch hoeven de kosten ook niet doorslaggevend te zijn. Sommige ondernemers krijgen een goed gevoel van het bijhouden van alle betaalde facturen. Toch kiezen veel ondernemers ervoor om een boekhouder in te schakelen voor (delen van) hun administratie. Niet omdat ze het zelf niet kunnen, maar omdat ze veel liever bezig zijn met andere dingen.