Bedrijfsrisico's managen

“Veel mensen halen problemen en risico’s door elkaar”, zo begint Martin van Staveren, adviseur en docent risicomanagement aan onder meer de Universiteit Twente en Nyenrode University. “Voor de duidelijkheid: een risico is nooit een probleem. Een risico is namelijk iets dat kán gebeuren, maar nog niet gebeurd is. En als het gebeurt, is het een probleem en geen risico meer. Bovendien: zolang het nog een risico is, kun je deze managen. Ook daarom is het geen probleem.”

Wat is een risico dan wel? Van Staveren: “De alom gehanteerde definitie is eenvoudig: een risico is het effect van onzekerheid op een doel. Stel: een ondernemer heeft als doel om zijn export naar Afrika te verdubbelen. De risico’s zijn dan die onzekerheden die een effect kunnen hebben op dat omzetdoel. Met risicomanagement ben je dus per definitie doelgericht bezig.”

Het onzekere effect dat risico’s met zich meebrengen kan wat Van Staveren betreft zowel positief als negatief zijn. “Het traditionele risicomanagement gaat uit van negatieve onzekere effecten. Maar je kunt die gedachtegang ook spiegelen en bedenken welke kansen zich kunnen voordoen wanneer je de export naar Afrika wilt verdubbelen. Onzekerheden kunnen je kansen op groei niet alleen tegenwerken, ze kunnen je ook helpen. Door op die manier naar risicomanagement te kijken, wordt het onderwerp voor veel ondernemers ineens een stuk leuker.”

Afgezien van deze technische manier van kijken naar risico’s, speelt ook de psychologie een rol, zo benadrukt Van Staveren. “Daarmee bedoel ik dat ondernemers niet verblind moeten worden door hun eigen denkbeelden en successen. Het is belangrijk om altijd tegenspraak om je heen te creëren.” ‘Alle neuzen dezelfde kant op’ is dus níet wat een ondernemer moet willen als het gaat om risicomanagement. Van Staveren: “Hoe meer verschillende kritische partijen en tegenargumenten je betrekt bij besluitvorming, hoe beter. Fouten worden namelijk vooral gemaakt wanneer ondernemers blindvaren op hun eigen successen en argumenten. ‘Ik ben al eerder succesvol geweest, dus deze keer ben ik dat ook.’ En dan gaat het mis.”

Louis Koehorst, senior risicomanager bij Achmea, komt in zijn dagelijkse werk voortdurend ondernemers tegen bij wie risico’s zijn verworden tot calamiteiten. “De meeste ondernemers weten wel dat risicomanagement belangrijk is, maar ze maken vrijwel nooit tijd voor het onderwerp. Een ‘quick win’ is dan ook om eens stil te staan bij de mogelijke risico’s die het bedrijf loopt. Alles wat je aandacht geeft, wordt tenslotte beter. Doe je dat niet, dan kunnen risico’s makkelijk tot schade leiden. Of dat nu brand is die het bedrijfspand vernietigt, een bedrijfsongeval waarbij een medewerker gewond raakt, een overstroming van de kelder waardoor de daar opgeslagen apparatuur niet meer te gebruiken is, of een grote klant die wegloopt waardoor de bedrijfscontinuïteit gevaar loopt.”

Net als Van Staveren meent ook Koehorst dat ondernemers zelf veel kunnen doen om risico’s te minimaliseren. Koehorst: “Een calamiteit gebeurt vrijwel nooit zomaar. Vaak is het een gevolg van een opeenstapeling van zaken die misgaan. Als een bedrijf de meeste van die factoren onder controle houdt - en dat kan wanneer het management het bedrijf op de juiste manier aanstuurt en organiseert - is de kans op een ramp aanzienlijk kleiner.

Een voorbeeld. Een bedrijf kiest ervoor om brandbaar isolatiemateriaal te gebruiken voor de bouw van een nieuw filiaal omdat dat voordelig en wettelijk toegestaan is. Het hanteert ook nog een niet-rokenbeleid en heeft buiten het pand een rookruimte ingericht. Niets aan de hand, zou je denken. Maar wat nu als het beleid niet gehandhaafd wordt, medewerkers tóch stiekem binnen roken, en iemand een brandende peuk in een prullenbak gooit waar toevallig ontvlambaar materiaal in ligt. In no-time slaat het brandje om zich heen en vat het isolatiemateriaal vlam waardoor het hele pand in lichter laaien staat. Een kleine onschuldige handeling kan dan leiden tot een enorme ramp.”

Een goede verzekering kan een flinke pleister op de wond zijn, maar lang niet altijd is alle schade verzekerd. “Neem het onderwerp aansprakelijkheid”, zegt Arnoud van der Bend van Achmea. “Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dekt de materiële en letselschade als gevolg van een gebrekkig product wel af. Maar het gebrekkige product zelf is niet gedekt op deze verzekering. Dit is voor risico van de ondernemer. En een bedrijf dat producten buiten de EU importeert, bijvoorbeeld uit China en ze hier verkoopt, wordt als producent gezien. Dit leidt ertoe dat dit bedrijf direct aansprakelijk kan worden gesteld voor schade door het gebrekkige product. Niet iedere importeur realiseert zich dat.”

Voorbereid zijn en tijdwinst boeken. Dat is wat bedrijven kunnen organiseren voordat er sprake is van een calamiteit. Erik Meijerink, senior adviseur bij Kader, bureau voor kwaliteitszorg, legt uit: “Zodra een risico is verworden tot een ramp, is tijdwinst enorm belangrijk. Hoe sneller een ondernemer zijn bedrijf weer up and running heeft en zijn klanten weer kan bedienen, hoe beter.” Veel ondernemers denken volgens Meijerink dat – omdat ze goed verzekerd zijn – ze een eventuele ramp wel zullen overleven. “Een verzekering vergoedt je pand en machines en betaalt je medewerkers door, maar het vergoedt niet de klanten die voorgoed weglopen omdat je bedrijf te lang dicht blijft. Het is niet voor niets dat ongeveer de helft van de bedrijven alsnog failliet gaat na een brandschade.”

Daarom is het volgens Meijerink belangrijk om vooraf een zogeheten bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) op te stellen. “Dit draaiboek laat zien wat een ondernemer moet doen tijdens een calamiteit en de eerste weken daarna. Steeds meer bedrijven vragen hun leveranciers om garanties in de vorm van zo’n BPC zodat ze erop kunnen vertrouwen dat de goederen en diensten, ook tijdens een calamiteit, worden geleverd. Maar het belangrijkste dat zo’n plan biedt, is tijdwinst. Op het moment dat een calamiteit zich voordoet, heb je tenslotte wel wat anders aan je hoofd dan na te denken over wie de leiding neemt tijdens een crisis, over een alternatieve of nieuwe productielocatie, of over wie tijdelijk je productie kan overnemen. Letterlijk elke seconde telt op zo’n moment en kan het verschil betekenen tussen continuïteit of faillissement van je bedrijf. Het is belangrijk daar vooraf over na te denken.”

Een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) helpt ondernemers op het moment dat er tóch iets misgaat. In een BCP staat vastgelegd met welke calamiteiten de ondernemer eventueel te maken kan krijgen: bedrijfsongeval, overstroming, brand, schadelijke publiciteit. Dit wordt vastgesteld aan de hand van een ‘bedrijfsimpactanalyse’. Hierin staan de mogelijke risico’s genoemd van alle bedrijfsonderdelen en -processen. Per proces vindt dan ook nog een dreigingsanalyse plaats waarbij de kans en de impact van het risico worden berekend.

Ook legt een ondernemer in zo’n plan vast wie welke acties uitvoert en beslissingen neemt in een noodsituatie. Wie is kortom hoofd van het crisisteam? Wie schakelt welke hulp in als er brand uitbreekt of alle elektra uitvalt? Maar ook moet duidelijk zijn wie wat communiceert naar klanten, medewerkers, leveranciers en naar de pers. Ook werkt een ondernemer in zo’n BCP een aantal scenario’s uit. Wat als m’n bedrijfspand afbrandt? Welke collega-producent kan dan tijdelijk mijn productie overnemen? Mag ik terugbouwen op dezelfde locatie? Heb ik daar vergunningen voor nodig? Waar moet mijn pand dan aan voldoen? Tot slot is het zaak zo’n BCP te testen. Liefst 1 keer per jaar. De tijdwinst die een bedrijf hiermee boekt, kan grotere en blijvende schades en heel veel narigheid voorkomen.