Mijn klant betaalt niet: wat nu?

Barbara: “Tip 1: Betaalt je klant niet? Stuur dan een herinnering van de factuur. De vorm van je betalingsherinnering is niet zo belangrijk, als deze belangrijkste punten er maar in staan:

Na het sturen van een herinnering factuur adviseert Barbara altijd eerst te bellen met de niet-betalende klant. “Zo kun je tegelijk de klant herinneren aan de factuur én achterhalen waarom hij nog niet betaald heeft. Ik zoek in zo’n gesprek naar een mogelijke oplossing. Maar als die er niet is, moet je als ondernemer een aanmaningsbrief sturen.” Een aanmaningsbrief moet 2 belangrijke punten bevatten:

Voor facturen en herinneringen staan geen vaste betalingstermijnen. 14 dagen is altijd redelijk, maar 30 dagen is tegenwoordig geen uitzondering. Wel moet je als ondernemer jouw klanten bij de les houden “Als de door de ondernemer gestelde betalingstermijn is verlopen, stuur je zo snel mogelijk een herinnering. Anders kan de klant het idee krijgen dat de betaling niet zo’n haast heeft.”

Een betalingsregeling kan een oplossing zijn

“Ik zeg altijd: een betalende klant is altijd beter dan een niet-betalende klant. Soms kan een klant niet in 1 keer alles betalen. Dan kan het een uitkomst zijn om het bedrag in termijnen te laten betalen. Je moet dan wel schriftelijk vastleggen wat de betalingsregeling inhoudt. Dan zijn de verwachtingen over en weer helder. Dat kan ook helpen om een goede relatie met de klant te houden. Maar wees niet te snel met regelingen. Het kan dan soms maanden duren voor het volledige bedrag is betaald. En het is natuurlijk altijd mogelijk dat de klant ook de regeling niet nakomt.”

Voor jou als ondernemer is belangrijk waarom je klant niet betaalt. Heb je bijvoorbeeld bij iemand een gashaard geïnstalleerd? Misschien vindt de klant dat de klus niet goed is afgewerkt. De klant betwist dan jouw factuur. Misschien kun je de klacht naar tevredenheid verhelpen. Maar je hoeft natuurlijk niet zomaar elke klacht te accepteren. Als de klacht onredelijk is, moet de klant toch betalen.

Betwiste facturen zijn lastiger te incasseren

Een van de meest voorkomende redenen waarom een factuur niet betaald wordt, is betalingsonmacht van de klant. “Er zijn ook altijd klanten die de noodzaak van op tijd betalen nog niet inzien. In dat geval spreken we van een onbetwiste vordering. Dat verschil is belangrijk wanneer je bijvoorbeeld een incassobureau of advocaat inschakelt om de factuur toch betaald te krijgen. Een onbetwiste factuur verhalen is goedkoper dan een betwiste factuur. Die brengt namelijk meer werkzaamheden met zich mee. Het incassobureau moet immers inhoudelijk met de klant in discussie.”

Het innen van een factuur kan kosten met zich meebrengen

Die kosten worden hoger naarmate je klant zich meer verzet tegen betaling. “Daarom adviseer ik ondernemers altijd in hun herinneringsbrief al te melden wat de gevolgen zijn als er niet tijdig betaald wordt. Dat er extra kosten in rekening worden gebracht. Vervolgens vermeld je dan in de navolgende aanmaningsbrief specifiek welke invorderingskosten de klant moet betalen. Zo voorkom je dat het innen van je facturen onbetaalbaar wordt.”

Het moment waarop je als ondernemer moet besluiten je vordering uit te besteden komt als je alles hebt gedaan wat je kunt doen. Je kunt dan kiezen voor een advocaat, een jurist, een deurwaarder of een incassobureau. Welke optie de beste is, hangt af van een paar factoren: