Hoe ondersteun ik mijn medewerkers bij het thuiswerken? 

Thuiswerkend personeel? Bekijk onze tips

Veel medewerkers werken de komende periode noodgedwongen thuis. Lang niet elke ondernemer is hierop voorbereid.

Tips voor bedrijven met thuiswerkend personeel

Robert Boulogne, adviseur Future of Work bij Achmea heeft 7 tips voor werkgevers om medewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen bij het thuiswerken: de 7 V’s.
‘Niet elke medewerker heeft thuis de faciliteiten om te werken. Dat is een eerste voorwaarde. Zorg ervoor dat medewerkers over de juiste software en tools beschikken om met elkaar te kunnen communiceren en te kunnen samenwerken. Maak daarin een keuze, als die nog niet is gemaakt. Denk aan Skype, Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts, Slack of GoToMeeting.’
‘De zorgplicht die een werkgever heeft ten aanzien van zijn medewerkers, strekt zich ook uit tot de thuiswerkplek. De Arbeidsomstandighedenwet is ook van toepassing op thuiswerkers. Alle medewerkers moeten thuis veilig en gezond kunnen werken. Zowel geestelijk als lichamelijk. Dat betekent minimaal een goede stoel en tafel en voldoende verlichting. Wel zijn de arboregels soepeler voor thuiswerken dan voor werk in de bedrijfsomgeving. Zo moet de werkgever z’n thuiswerkers in ieder geval informeren over de regels die gelden bij thuiswerken. Een daarvan is het maken van afspraken over pauzes.’ 
‘De situatie waarin we ons met elkaar bevinden is uitzonderlijk. Toon begrip voor de omstandigheden en de zorgen en onzekerheden die deze met zich meebrengen. Geef mensen het vertrouwen dat ze in deze situatie de juiste keuzes maken en prioriteiten stellen als het gaat om werk. Schiet niet in de controlmodus.’
‘Maak verstandige afspraken met elkaar over hoe en wanneer er contact is met elkaar en op welke manier het werk het best kan worden ingedeeld. Handig is verder om het werk in te delen in blokken van anderhalf uur. Tussendoor kan een medewerker dan wat tijd besteden aan het gezin of boodschappen doen. Maak per dag werkafspraken en start de dag desnoods met een digitale peptalk. Laat medewerkers niet alleen duidelijk afspreken met elkaar wanneer ze bereikbaar zijn, maar vooral ook wanneer ze níet bereikbaar zijn.’
‘Medewerkers die plotseling thuis moeten werken, missen de sociale cohesie die hun werkplek hen normaal gesproken biedt. Probeer het sociale contact op een andere manier vorm te geven. Laat medewerkers bijvoorbeeld om de beurt de digitale dagstart uitvoeren waarin ze een filmpje laten zien van hoe ze het werken thuis hebben geregeld. En hou contact met medewerkers. Wees bereikbaar.’
‘Niet iedereen is gewend om thuis te werken. Sommigen vinden het lastig om een gevoel van voldoening over te houden aan een dag thuis werken. Wat helpt is om ervoor te zorgen dat medewerkers elke dag in ieder geval één of twee taken afronden. Let daar op bij de werkverdeling.’
‘Medewerkers zullen niet al hun werk vanuit huis kunnen doen. Dat betekent dat ze soms ook tijd over hebben. Tijd, die ze wellicht kunnen gebruiken om hun vakkennis aan te scherpen door het volgen van online cursussen of het lezen van vakliteratuur. De huidige situatie biedt wellicht mogelijkheden om achterstallig “onderhoud” te plegen of alvast voor te werken.’

Ongevallen bij thuiswerkers: neem het zekere voor het onzekere

Werkgevers hebben een wettelijke zorgplicht om een goede regeling voor hun medewerkers te treffen in het geval van schade bij een ongeval. Ook als medewerkers thuiswerken. Een algemene bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering om medewerkers schadeloos te stellen, is dan niet altijd voldoende. Met de Goed Werkgeverschapverzekering van Centraal Beheer, die u in combinatie met onze Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering afsluit, verzekert u in 1 keer de meeste werkgeversrisico’s rondom ongevallen van medewerkers.

De Goed Werkgeverschapverzekering 

Medewerkers zijn met deze verzekering uitgebreid verzekerd bij ongevallen óp het werk maar ook daarbuiten. Ook als ze bijvoorbeeld thuiswerken, naar het werk fietsen of – hopelijk straks weer – tijdens een bedrijfsuitje dat u organiseert. Bekijk hier meer informatie over de Goed Werkgeverschapverzekering en de voorwaarden.

Tools om thuis te werken:

Sommige bedrijven zijn al ingericht op thuiswerkers. Andere hebben daarvoor nog niet de juiste middelen op orde. Dan is het zaak om snel aan de slag te kunnen zodat medewerkers documenten kunnen delen, samen aan projecten kunnen werken, en virtueel kunnen vergaderen en brainstormen. Applicaties als Skype, Zoom, Dropbox en Onedrive zijn daarbij handig en laagdrempelig, maar er zijn er veel meer. Hieronder een lijstje van vijf veelgebruikte tools om op afstand te kunnen werken:

Trello

Een eenvoudige tool om projecten te managen is Trello. Het platform werkt met virtuele prikborden waarmee teams en individuele medewerkers hun taken kunnen delen en bijhouden en zodoende de productiviteit kunnen vergroten. De app is gratis en eenvoudig om te gebruiken. 

Slack

Slack is een populair zakelijk communicatieplatform dat alle communicatie in een bedrijf samenbrengt op één overzichtelijke plek. In feite is Slack een chatprogramma, maar dan goed georganiseerd zodat het makkelijk is om informatie te vinden, groepsgesprekken te voeren, bestanden uit te wisselen en werk te verdelen. Gebruikers kunnen per onderwerp een eigen ‘chatkamer’ aanmaken. De app is gratis. Tegen betaling kunnen meer functionaliteiten worden toegevoegd.

GoToMeeting

GoToMeeting is een veelgebruikte tool om online te kunnen vergaderen. Deelnemers kunnen elkaar zien op videobeelden. Een ‘host’ organiseert de vergaderingen en de deelnemers hoeven hiervoor niets te downloaden. De software is niet gratis. 

Microsoft whiteboard

Virtueel brainstormen kan prima met de applicatie Microsoft whiteboard die (gratis) verkrijgbaar is in de Microsoft store. Gebruikers kunnen op hun scherm tekenen, kleuren en schetsen en dit eenvoudig delen met andere teamleden. Ook kunnen ze gelijktijdig met elkaar werken aan een whiteboard. Wie hiermee wil werken moet wel een Office 365 account hebben, dat op zich ook een veelgebruikte samenwerkingstool is. 

Microsoft Teams

Microsoft Teams is een populaire samenwerkingsomgeving voor veel bedrijven waarmee gebruikers kunnen chatten, vergaderen, videobellen en kunnen telefoneren. Tot maar liefst 10000 mensen kunnen met deze tool gezamenlijk vergaderen. Teams is de snelst groeiende app van Microsoft en werkt met Office 365.