Even delen

Hoe communiceert de VvE?


Bestuurders van een VvE vinden het vaak lastig om te communiceren met hun mede-eigenaren. Carola Peters, zelf bestuurslid van een VvE, vertelt op een informatiebijeenkomst van VvE Belang hoe je dit het beste kunt aanpakken.

‘Stel, tijdens de algemene ledenvergadering van jouw VvE vraagt één van de mede-eigenaren: “Zeg voorzitter, wanneer worden die deuren nou eindelijk eens geschilderd?” De vraag klinkt je enigszins verwijtend in de oren en je schiet meteen fel in de verdediging. Begrijpelijk, maar is het ook terecht? Misschien verweet de mede-eigenaar je helemaal niets.’ Er zit verschil in het doen van een constatering en het maken van een verwijt. Volgens Peters is het de kunst om dat verschil te zien, te luisteren wat de daadwerkelijke vraag is en niet meteen instinctief te reageren.

Omgaan met weerstand

Een methode die je kunt gebruiken om met weerstand om te gaan is de OER-methode. ‘OER staat voor oprecht luisteren, effectief samenvatten en respectvol doorvragen’, vertelt Peters. ‘Als het gevoel bestaat dat er een verwijt wordt gemaakt, luister daar dan goed naar. Probeer vervolgens in eigen woorden samen te vatten wat de boodschap van de ander is. Stel vooral vragen en probeer de vinger op de zere plek te leggen!’ Toch kun je soms niet voorkomen dat mede-eigenaren hun ongenoegen uiten over bepaalde beslissingen. Het is dan volgens Peters belangrijk om aan de hand van de juiste argumenten bepaalde keuzes toe te lichten.

Een ander sleutelwoord bij weerstand is volgens haar ‘betrokkenheid’. ‘Je moet je mede-eigenaren het gevoel geven dat zij gehoord worden, dat er ook daadwerkelijk iets met hun vraag wordt gedaan. Daag ze uit om actief deel te nemen aan de VvE. Grote kans dat ze het aanbod afslaan, maar dan hebben ze wel het gevoel dat ze meer betrokken zijn bij de VvE.’

Effectief communiceren

Peters sluit de bijeenkomst af met enkele tips. ‘De voorbereiding van de algemene ledenvergadering is erg belangrijk. Een checklist met acties helpt hierbij.’ Ook heeft ze advies om de opkomst van de algemene ledenvergadering te verhogen. ‘Een goede agenda met toelichting kan hier zeker bij helpen. Zo lang een eigenaar geen reden heeft om te komen, komt hij niet!’