Even delen

Maak een calamiteitenplan.

 

In 8 stappen naar bedrijfscontinuïteit

Er hoeft geen ramp te gebeuren om de continuïteit van een bedrijf in de maakindustrie in gevaar te brengen. Want een ongeluk zit soms letterlijk in een klein hoekje. Een goed calamiteitenplan is een stap naar bedrijfscontinuïteit. Maar zo’n plan schudt u niet zomaar uit uw mouw. Dit artikel helpt u op weg in 8-stappen.

1. Benoem een manager voor de continuïteitsplanning

Zoek binnen uw onderneming de meest geschikte werknemer voor het ontwikkelen en managen van een continuïteitsplan. Natuurlijk hoeft uw werknemer het niet alleen te doen. Het is belangrijk dat het management van de onderneming achter het plan staat. Want zonder de steun van het management begint de manager van het continuïteitsplan aan een kansloze missie.

2. Breng het bedrijfsproces in kaart

Maak inzichtelijk hoe de onderneming werkt. Benoem de relevante systemen, processen, procedures, toeleveranciers en afnemers. Vergeet daarbij niet dat ook derden een belangrijke rol in het proces kunnen spelen.

3. Wat zijn de risicogebieden

Kijk naar de meest belangrijke risicogebieden in de bedrijfsvoering. Dit zijn de gebieden waar problemen kunnen leiden tot grote rampen. Benoem de kritische en kwetsbare bedrijfsonderdelen. Kritisch is het bedrijfsonderdeel dat onmisbaar is voor de voortgang van het productieproces. En kwetsbaar is het bedrijfsonderdeel dat gemakkelijk leidt tot (ver)storingen.

4. Zoek contact met de leveranciers en uw afnemers

Veel bedrijven zijn onderdeel van een keten. Een bedrijf dat zijn eigen zaken op orde heeft, kan toch in de problemen komen als een ander bedrijf in die keten de zaken niet op orde heeft. Het is daarom belangrijk bij uw leveranciers te informeren naar hun continuïteitsplan en vervolgens te kijken of de plannen op elkaar aansluiten. In het uiterste geval kan dit leiden tot het zoeken naar een andere leverancier. Een die wel een positief effect heeft op de continuïteit van uw onderneming.
Maak daarnaast ook een lijst van belangrijke klanten en neem contact op met de belangrijkste en grootste. Zo worden eventuele probleemgebieden duidelijk in de laatste schakels van het bedrijfsproces: de levering aan de klanten en de facturering en betaling.

5. Communicatie

Zorg ervoor dat al uw werknemers en de belangrijkste leveranciers en afnemers op de hoogte zijn van uw continuïteitsplan. Iedereen weet dan wat er gebeurt als dit plan in werking treedt.

6. Testen, regelmatig evalueren en actualiseren

Alle procedures, ook die afgesproken zijn met de leveranciers en afnemers, moet u testen. Alleen zo weet u zeker of ze goed werken. En kunt u als dat nodig is nog bijsturen.
Het plan moet ook regelmatig worden geëvalueerd, geactualiseerd en van tijd tot tijd opnieuw getest worden. Uw onderneming is een dynamisch geheel. Als het continuïteitsplan niet mee verandert, is het al snel niet meer actueel en daarmee zo goed als waardeloos.

7. Ontwikkel een PR-strategie

Een goed PR-plan is erg belangrijk. Het verdient aanbeveling de communicatie met de media zoveel mogelijk via één persoon te laten lopen. Zo voorkomt u dat mensen elkaar tegenspreken of dat er halve waarheden worden verteld.

8. Houd de bank op de hoogte

Laat de bank weten welke maatregelen u getroffen heeft in het kader van het continuïteitsplan. Een noodsituatie kan immers al snel zorgen voor kortetermijnproblemen op financieel gebied. Als de bank weet dat uw onderneming een gedegen continuïteitsplan heeft, zal de bank eerder geneigd zijn in zo'n situatie de kredietmogelijkheden te verruimen.

Meer informatie

Voor het opstellen van een goed calamiteitenplan heeft Centraal Beheer Achmea specialisten in huis die u hierbij graag helpen. Samen met u kunnen wij ervoor zorgen dat bedrijfscontinuïteit geen loze kreet is. Wilt u meer informatie? Of wilt u een calamiteitenplan opstellen en zoekt u daar hulp bij? Neemt u dan contact op met Centraal Beheer Achmea