Algemene voorwaarden opstellen

Afspraken helder maken, conflicten voorkomen

Algemene voorwaarden zijn niet verplicht. Maar ze zijn wel heel handig voor ondernemers en dus ook voor startende ondernemers. Uw klant weet precies onder welke voorwaarden u levert, betaalt, verkoopt of inkoopt. Wat staat er eigenlijk nog meer in de algemene voorwaarden? 

Zelf uw algemene voorwaarden opstellen

U kunt op verschillende manieren aan algemene voorwaarden komen. Ze zelf opstellen is 1 van die manieren. Dit is meestal goedkoper dan het inhuren van een jurist, maar er zitten ook risico’s aan. Gebruik modelvoorwaarden om die risico’s te beperken of laat uw voorwaarden achteraf controleren door een jurist die uw branche goed kent. U kunt ook door onze juristen een leveringsvoorwaarden en algemene voorwaarden check doen.

Waarom algemene voorwaarden?

Met algemene voorwaarden is meteen duidelijk welke rechten en plichten u en uw klant hebben. U hoeft niet bij elke opdracht opnieuw te onderhandelen, want de voorwaarden zijn er immers. Zorg er wel voor dat uw klant weet dat u algemene voorwaarden hebt. Stuur ze mee met uw offertes en neem ze mee naar uw gesprekken.
Zo voorkomt u de meeste conflicten met klanten en opdrachtgevers. Wanneer er toch een conflict ontstaat heeft u de voorwaarden om op terug te vallen. 

Wat staat er in de algemene voorwaarden?


  • Toepasselijkheid: Neem een bepaling in de algemene voorwaarden op, waarin u verklaart dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Geef ook aan dat u de algemene voorwaarden van uw klant uitdrukkelijk van de hand wijst.
  • Aansprakelijkheid: Neem altijd bepalingen op over aansprakelijkheid. Hiermee voorkomt u (deels) de aansprakelijkheid bij schade of een ongeval bij uw bedrijfsactiviteiten.
  • Betalingstermijn: De lengte van uw betalingstermijn mag u zelf bepalen. Vermeld deze termijn in uw algemene voorwaarden.
  • Eigendomsvoorbehoud: Met een eigendomsvoorbehoud in de algemene voorwaarden blijven goederen van u, totdat uw klant betaald heeft. Dit voorbehoud zorgt dat u uw goederen terug kan eisen bij een faillissement van een klant of bij wanbetaling.
  • Garantie: Bij het verkopen van producten, heeft de koper een wettelijke garantie. U kunt in uw algemene voorwaarden de duur van de garantie of informatie over extra garantie opnemen.
  • Voorrang afspraken: Soms worden de bepalingen in de algemene voorwaarden vervangen door bepalingen in contracten, offertes of aanvullende voorwaarden. Zorg dat duidelijk is welke afspraken voorrang krijgen.
  • Annulering: Leg in de voorwaarden vast wanneer een klant een opdracht mag opzeggen of een koop mag annuleren. Zorg ook dat u in de algemene voorwaarden bepaalt wanneer u zelf mag annuleren.

Deponeren van algemene voorwaarden

U kunt ervoor kiezen om uw algemene voorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Deponeren heeft 2 voordelen. Ten eerste, kunnen klanten en potentiële klanten uw voorwaarden altijd inzien. Bijvoorbeeld als u zelf te maken krijgt met een storing of als uw verkoop via de telefoon plaatsvindt. Daarnaast kunnen de algemene voorwaarden bij de KvK dienst doen als bewijsmateriaal in een geschil of bij een rechtszaak.

Wilt u uw voorwaarden deponeren? Bekijk hoe u dat moet doen via deze link: Voorwaarden deponeren bij KvK.

Tips bij het opstellen van algemene voorwaarden

U en uw opdrachtgevers mogen bepaalde termen niet verschillend interpreteren. Neem in het eerste artikel een definitielijst op. Zo is bijvoorbeeld direct duidelijk dat u met ‘schriftelijk’ niet alleen brieven bedoelt, maar bijvoorbeeld ook e-mails en Whatsapp-berichten.
Laat over uw algemene voorwaarden geen discussie ontstaan. Stuur ze altijd met uw offerte mee. U stuurt ze dus vóórdat de koop is gesloten en vóórdat u een opdracht aanneemt.
Algemene voorwaarden van een branchevereniging zijn niet altijd toepasbaar op u. U kunt er als eenmanszaak soms niet op terugvallen en dat kan tot grote problemen leiden. Neem bij het opstellen van de algemene voorwaarden altijd de tijd om ze aan uw situatie te toetsen. 
Check altijd wat uw bedrijfs- of beroepsaansprakelijkheidsverzekering zegt over uw algemene voorwaarden. Soms moet u namelijk algemene voorwaarden opnemen om uw aansprakelijkheid te beperken.

Algemene voorwaarden opstellen voor een webwinkel

Gaat u een webwinkel beginnen? Dan kunt u daarvoor aanvullende voorwaarden opstellen. Daarmee regelt u een aantal bijzondere of aanvullende zaken die specifiek gaan over de verkoop via internet.

Hulp bij het opstellen van algemene voorwaarden

Het Nederlands recht is continu in beweging en dat heeft dus ook invloed op uw eigen bedrijf of uw producten- en dienstenaanbod. Meer informatie over het opstellen van algemene voorwaarden vindt u op de website van het Ondernemersplein. Op onze blogomgevingleest u meer over algemene voorwaarden en hoe ondernemers daar in hun eigen praktijk mee omgaan. Ook kunt u uw algemene voorwaarden en leveringsvoorwaarden laten beoordelen door een gespecialiseerde jurist.
Volgende: contracten