De onbelaste thuiswerkvergoeding betaalt u zelf. Als werkgever hoeft u er geen loonheffing over af te dragen. U mag ook boven de 2,15 euro per dag vergoeden. Dan moet u wel loonheffing afdragen over het deel boven de 2,15 euro. Een aanrader is om dat deel onder te brengen in de vrije ruimte van de WKR. De vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van een werkgever die deze onbelast mag besteden aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor zijn werknemers. In 2023 is dit 3 procent van de totale loonsom tot 400.000 euro en over het deel daarboven 1,18 procent.
Bewijs goed geregeld
U moet kunnen aantonen aan de Belastingdienst dat uw de thuiswerkvergoeding goed hebt geregeld. De Belastingdienst kan namelijk achteraf om bewijs vragen. Om daaraan te voldoen kan u een beroep doen op uw werknemers. Zij kunnen bijvoorbeeld met een app registreren wanneer ze thuis en op kantoor werken. De werknemer moet hier wel vrijwillig aan meewerken, want een werkgever mag hem of haar vanuit privacy-oogpunt niet zomaar volgen.
Onbelaste reiskostenvergoeding
Het kabinet heeft de onbelaste reiskostenvergoeding voor
woon-werkverkeer per 1 januari 2023 verhoogd van 0,19 euro naar 0,21 euro per
kilometer. Redenen waren de stijging van de reiskosten voor werknemers en dat
de maximale onbelaste reiskostenvergoeding sinds 2006 niet meer was aangepast.
In 2024 gaat de vergoeding zelfs omhoog naar 0,22 euro. Hiermee stijgt het
maximum van de onbelaste reiskostenvergoeding sneller dan wat in het
coalitieakkoord van Rutte IV staat.
Daadwerkelijk
gemaakte reiskosten
De onbelaste reiskostenvergoeding geldt alleen voor de
daadwerkelijk gemaakte reiskosten. Hierbij maakt het niet uit welk
vervoermiddel de werknemer gebruikt. Voor reiskosten naar en van het werk met
het openbaar vervoer kan je kiezen tussen een belastingvrije vergoeding aan de
werknemer van de werkelijk gemaakte reiskosten of het aantal gemaakte
kilometers tot maximaal 0,21 euro per kilometer. De onbelaste
reiskostenvergoeding geldt niet op de dagen dat een werknemer met de auto (of
fiets) van de zaak of een door jou betaald OV-abonnement naar en van de vaste
werkplek reist.
Loonheffing
Als werkgever betaalt u de reiskostenvergoeding zelf.
Hiervoor hoeft u geen loonheffing af te dragen. Net als de onbelaste
thuiswerkvergoeding is de onbelaste thuiswerkvergoeding een gerichte
vrijstelling binnen de WKR. Verder kan je eventueel meer dan 0,21 euro per
kilometer vergoeden. Over het deel boven de 0,21 euro draagt u dan wel
loonheffing af. Dat deel kunt u eventueel onderbrengen in de vrije ruimte van
de WKR.
Reiskostenvergoeding
en thuiswerkvergoeding
Geeft u een werknemer een onbelaste thuiswerkvergoeding voor
een thuiswerkdag, dan mag u hem (of haar) op die dag niet ook een onbelaste
reiskostenvergoeding betalen voor woon-werkverkeer. Dit kan spelen als de
werknemer op een dag deels thuiswerkt en deels op kantoor. U kunt dan zelf
bepalen welke vergoeding financieel voor uw organisatie het voordeligst is om
te geven of u kunt de werknemer laten kiezen wat zijn voorkeur heeft. In het
eerste geval heeft u meer grip op uw kosten en in het tweede geval richt u uw
meer op de werknemer vanuit ‘goed werkgeverschap’. Overigens mag u de onbelaste
reiskostenvergoeding wel vergoeden naast de thuiswerkvergoeding als de
werknemer op een dag deels thuiswerkt en een zakelijke (dienst)reis maakt. Op
en neer reizen naar de werkplek is geen zakelijk reis.
Vaste vergoedingen
Om werkgevers administratief te ontlasten, is er een ‘praktische
regeling’ voor vaste reiskostenvergoedingen en thuiswerkvergoedingen. Deze gaat
uit van vaste reis- en thuiswerkpatronen van de werknemer. Voor een onbelaste
reiskostenvergoeding geldt dat als een werknemer met een fulltime dienstverband
minimaal 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist, u de
reiskostenvergoeding op jaarbasis mag berekenen alsof de werknemer 214
werkdagen reist. Dat geldt naar evenredigheid als de werknemer parttime werkt
of als de dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.
Op de onbelaste thuiswerkvergoeding is hetzelfde principe van toepassing. Een
combinatie van een vaste reiskostenvergoeding en een vaste thuiswerkvergoeding
is mogelijk. Hieronder vindt u rekenvoorbeelden van zo’n combinatie.
Voorbeeld 1
Sandra heeft een werkweek van vijf dagen. Ze werkt drie
dagen thuis en twee dagen op kantoor. De enkele reisafstand is 25 kilometer.
Thuiswerkvergoeding (maandelijks):
3/5e van 214 dagen = 129 dagen
(129 dagen x € 2,15)/12 = € 23,11
Reiskostenvergoeding (maandelijks):
2/5e van 214 dagen = 86 dagen
86 dagen x (50 kilometer x € 0,21)/12 = € 75,25
Sandra ontvangt maandelijks € 23,11 + € 75,25 = € 98,36.
Voorbeeld 2
André heeft een werkweek van vier dagen. Hij werkt drie
dagen op kantoor en een dag thuis. Zijn enkele reisafstand is 30 kilometer.
Reiskostenvergoeding (maandelijks):
3/5e van 214 dagen = 129 dagen
129 dagen x (60 kilometer x € 0,21)/12 = € 135,45
Thuiswerkvergoeding (maandelijks):
1/5 van 214 dagen = 43 dagen
(43 dagen x € 2,15)/12 = € 7,70
André krijgt maandelijks € 135,45 + € 7,70 = € 143,15.
