Wat zijn de fiscale gevolgen van hybride werken?

Onbelaste reiskostenvergoeding
Het kabinet heeft de onbelaste reiskosten­vergoeding voor woon-werkverkeer per 1 januari 2023 verhoogd van 0,19 euro naar 0,21 euro per kilometer. Redenen waren de stijging van de reiskosten voor werknemers en dat de maximale onbelaste reiskostenvergoeding sinds 2006 niet meer was aangepast. In 2024 gaat de vergoeding zelfs omhoog naar 0,22 euro. Hiermee stijgt het maximum van de onbelaste reiskostenvergoeding sneller dan wat in het coalitieakkoord van Rutte IV staat.

Daadwerkelijk gemaakte reiskosten
De onbelaste reiskostenvergoeding geldt alleen voor de daadwerkelijk gemaakte reiskosten. Hierbij maakt het niet uit welk vervoermiddel de werknemer gebruikt. Voor reiskosten naar en van het werk met het openbaar vervoer kan je kiezen tussen een belastingvrije vergoeding aan de werknemer van de werkelijk gemaakte reiskosten of het aantal gemaakte kilometers tot maximaal 0,21 euro per kilometer. De onbelaste reiskosten­vergoeding geldt niet op de dagen dat een werknemer met de auto (of fiets) van de zaak of een door jou betaald OV-abonnement naar en van de vaste werkplek reist.

Loonheffing
Als werkgever betaalt u de reiskosten­vergoeding zelf. Hiervoor hoeft u geen loon­heffing af te dragen. Net als de onbelaste thuiswerkvergoeding is de onbelaste thuis­werkvergoeding een gerichte vrijstelling binnen de WKR. Verder kan je eventueel meer dan 0,21 euro per kilometer vergoeden. Over het deel boven de 0,21 euro draagt u dan wel loonheffing af. Dat deel kunt u eventueel onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR. 

Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding
Geeft u een werknemer een onbelaste thuiswerkvergoeding voor een thuiswerkdag, dan mag u hem (of haar) op die dag niet ook een onbelaste reiskostenvergoeding betalen voor woon-werkverkeer. Dit kan spelen als de werknemer op een dag deels thuiswerkt en deels op kantoor. U kunt dan zelf bepalen welke vergoeding financieel voor uw organisatie het voordeligst is om te geven of u kunt de werknemer laten kiezen wat zijn voorkeur heeft. In het eerste geval heeft u meer grip op uw kosten en in het tweede geval richt u uw meer op de werknemer vanuit ‘goed werkgeverschap’. Overigens mag u de onbelaste reiskostenvergoeding wel vergoeden naast de thuiswerkvergoeding als de werknemer op een dag deels thuiswerkt en een zakelijke (dienst)reis maakt. Op en neer reizen naar de werkplek is geen zakelijk reis.

Vaste vergoedingen
Om werkgevers administratief te ontlasten, is er een ‘praktische regeling’ voor vaste reiskostenvergoedingen en thuiswerkvergoedingen. Deze gaat uit van vaste reis- en thuiswerkpatronen van de werknemer. Voor een onbelaste reiskostenvergoeding geldt dat als een werknemer met een fulltime dienstverband minimaal 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist, u de reiskostenvergoeding op jaarbasis mag berekenen alsof de werknemer 214 werkdagen reist. Dat geldt naar evenredigheid als de werknemer parttime werkt of als de dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar. Op de onbelaste thuiswerkvergoeding is hetzelfde principe van toepassing. Een combinatie van een vaste reiskostenvergoeding en een vaste thuiswerkvergoeding is mogelijk. Hieronder vindt u rekenvoorbeelden van zo’n combinatie.

De thuiswerkplek moet bij hybride werken geschikt zijn om langdurig te werken. Ze moet voldoen aan dezelfde arbo-eisen als een kantoorwerkplek. U bent dan ook als werkgever verantwoordelijk voor een goede inrichting van de thuiswerkplek. Daarvoor maakt het niet uit of de werknemer verplicht thuiswerkt of op eigen verzoek. U hoeft de werknemer geen geld te geven voor de inrichting van de thuiswerkplek. In plaats daarvan mag u het materiaal ervoor ook kosteloos ter beschikking stellen. De kosten voor de inrichting van de thuiswerkplek kunnen onbelast zijn. Het moet dan wel gaan om noodzakelijke arbovoorzieningen, zoals een bureaustoel, een bureau en een bureaulamp en om noodzakelijke voorzieningen, zoals computers en mobiele communicatiemiddelen. Vergoedingen hiervoor of terbeschikkingstellingen van de voorzieningen vallen binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling.