HR

Verzuimprotocol: een stappenplan bij ziekte

HR

Een medewerker meldt zich ziek. Vanaf de 1e dag bent u als werkgever verplicht een aantal stappen met uw zieke medewerker te doorlopen. Oftewel, het is verstandig om een verzuimprotocol te hebben. Maar hoe stelt u deze op? Hieronder een handig stappenplan!

21 okt 2020
5 minuten

Zo stelt u een verzuimprotocol op

Wat moet uw medewerker doen bij ziekte? Bij wie, hoe en voor welk tijdstip moet uw medewerker zich ziek melden? Wat als de medewerker de contactpersoon niet (direct) kan bereiken? En moet de medewerker bijvoorbeeld naast de leidinggevende ook contact opnemen met een collega om eventueel taken over te dragen of afspraken te verzetten. Beschrijf dit proces in het document.

U mag als werkgever niet zomaar alles vragen aan uw zieke medewerker. Maar op een aantal vragen moet uw medewerker wel antwoord geven. Deze vragen neemt u op in het verzuimprotocol:

  • Op welk telefoonnummer is uw zieke medewerker te bereiken?
  • Op welk (verpleeg)adres bevindt de zieke medewerker zich?
  • Wat is de verwachte duur van het verzuim?
  • Moeten er werkzaamheden overgedragen worden?
  • Valt de zieke medewerker onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet? Maar let op: hij hoeft niet te melden onder welke.

Toon vooral interesse. En maak gelijk een afspraak voor het volgende contactmoment.
Het is handig om ook informatie op te nemen over de eerste vervolgstappen na een ziekmelding. Wat gebeurt er na een ziekmelding? Vermeld in deze stap ook hoe uw medewerker zich beter meldt.
Meldt u medewerker zich ziek terwijl hij in het buitenland verblijft? Omdat hij op vakantie is bijvoorbeeld. Vertel dan in deze stap hoe en bij wie de werknemer zich ziek moet melden. Ook beschrijft u of er een medische verklaring nodig is en hoe dit werkt. Een medische verklaring van een lokale arts is nodig voor het eventueel afboeken van vakantiedagen.

Let op: volgens de Wet verbetering poortwachter
Bij langdurig ziekteverzuim is er regelmatig contact met de zieke medewerker. In de Wet verbetering poortwachter staat dat werkgever en werknemer minimaal eens in de zes weken contact met elkaar hebben. In het verzuimprotocol legt u uit hoe het contact eruit ziet. En dat de zieke medewerker ervoor moet zorgen dat hij goed bereikbaar is voor (onaangekondigd) contact met u of de arbodienst.
In het verzuimprotocol vermeld u wie de bedrijfsarts is. Wat hij doet en hoe het werkt met het open spreekuur. Neem informatie op over het verzetten of afzeggen van een spreekuur. Handig om te weten: volgens de vernieuwde Arbowet hebben uw medewerkers recht om (preventief) advies in te winnen bij een bedrijfsarts. Bijvoorbeeld via het open spreekuur. Leg in uw verzuimprotocol document uit hoe het bij u is geregeld. En hoe uw medewerkers gebruik kunnen maken van dit recht.
De Wet verbetering poortwachter is ingevoerd om het aantal medewerkers dat langdurig ziek is te verminderen. Met als uitgangspunt: de re-integratie van een zieke medewerker is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van werkgever en werknemer. U heeft dan ook samen met uw zieke medewerker een aantal verplichtingen. Deze verplichtingen voortkomend uit de Wet verbetering poortwachter vermeldt u in het verzuimprotocol. Lees hier meer over Wet verbetering poortwachter en welke stappen u moet ondernemen bij een zieke medewerker.
In deze stap beschrijft u in het verzuimprotocol wat uw zieke medewerker moet doen als hij op vakantie wil. Wie moet hij om toestemming vragen? En is advies van een bedrijfsarts verplicht? Dit neem u op in de laatste stap.

Verzuimprotocol of verzuimbeleid?

Een verzuimprotocol is onderdeel van een verzuimbeleid. In het verzuimbeleid komen ook andere onderdelen aan bod, zoals een preventiebeleid en het basiscontract. Lees hier meer over het verzuimbeleid.