Hoe werkt besluitvorming in een VvE?  

Een VvE heeft 2 organen: de vergadering van eigenaars en het bestuur van de VvE. De vergadering van eigenaars is het hoogste orgaan van de vereniging. De vergadering is wettelijk verplicht een bestuur aan te stellen.

Dit hangt af van het modelreglement in de splitsingsakte van de VvE. Soms is dat minimaal eenmaal per jaar: voor het voorleggen van de jaarrekening en om verantwoording af te leggen aan de vergadering. Dit moet binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar gebeuren. Ook kan het zijn dat een modelreglement minstens 2 vergaderingen per jaar voorschrijft. Een vergadering in het voorjaar om de jaarstukken van het voorafgaande jaar te bespreken. En in het najaar een vergadering om de begroting voor het volgende jaar vast te stellen. De vergadering van eigenaars kan ook andere onderwerpen op de agenda zetten, zoals het bespreken van onderhoudswerkzaamheden.

De vergadering van eigenaars kan ook vaker bij elkaar komen dan 1 of 2 keer per jaar. In elk geval zo vaak als het bestuur dit nodig vindt. Ook leden kunnen een vergadering bijeenroepen. Als ze samen ten minste 10% van de stemmen vertegenwoordigen, kunnen ze daar om vragen bij het bestuur. Het bestuur moet de vergadering binnen 3 weken na het verzoek uitschrijven. Doet het bestuur dit niet? Dan mogen de verzoekers de vergadering zelf bij elkaar roepen. Alle leden van de VvE moeten worden uitgenodigd. Neemt de VvE een besluit, dan moeten alle eigenaars zich daaraan houden.

De vergadering van eigenaars kiest zelf een voorzitter. Dat kan een lid van de VvE zijn of iemand van buitenaf. De voorzitter leidt de vergadering. Dat is een andere functie dan die van de bestuursvoorzitter of de bestuurder. Het is ook mogelijk voor iedere vergadering een andere voorzitter aan te wijzen. Die beslissing is aan de eigenaars. Het bestuur maakt de notulen van de vergadering. Het moet de concept- of definitieve notulen binnen 2 weken na de vergadering naar de eigenaars sturen.

De vergadering van eigenaars neemt vooral belangrijke beslissingen rond de financiële verplichtingen van de VvE. Zo moet de vergadering de jaarrekening goedkeuren. Daarnaast stelt de vergadering de hoogte van de servicekosten (de voorschotbijdrage) vast. Dit gebeurt op basis van de begroting voor het komende jaar. Verder bepaalt de vergadering de hoogte van het reservefonds voor onderhoud en onvoorziene posten. Daarvoor geldt een wettelijk minimum van 0,5% van de herbouwwaarde van het appartementencomplex. Nog beter is een MeerJarenOnderhoudsPlan (MJOP) op te stellen. Tot slot heeft de vergadering van eigenaars het laatste woord over wijzigingen in de akte van splitsing en het splitsingsreglement. Dat geldt ook voor het vaststellen en wijzigen van het huishoudelijk reglement.

De vergadering van eigenaars benoemt een bestuur. Dat bestuur kan bestaan uit 1 persoon (de voorzitter) of meer personen. Dat mogen leden van de VvE zijn, maar dat hoeft niet. Het is ook mogelijk dat een externe partij een deel van de bestuurstaken doet. Sommige VvE’s besteden het technisch of financieel beheer uit. Bijvoorbeeld aan een VvE-beheerkantoor of accountantskantoor. Een van de leden treedt dan op als bestuurder. De taken, plichten en bevoegdheden van een bestuur en de externe partij zijn dezelfde.

De vergadering van eigenaars kan ook commissies installeren. Denk aan een kascommissie, een onderhoudscommissie of een technische commissie. Deze commissies hebben een controlerende en adviserende taak. Zij kunnen niet zelfstandig besluiten nemen. De verantwoordelijkheid blijft bij de vergadering en/of het bestuur.

Formeel moet naast het bestuur van de VvE ook de raad van commissarissen de jaarrekening en begroting ondertekenen. De meeste verenigingen hebben echter geen raad van commissarissen. In plaats daarvan controleert een kascommissie de financiële stukken. Bij een kleine vereniging kunnen de leden dit ook zelf doen. Verenigingen die modelreglement 2017 volgen en geen externe accountant gebruiken, moeten een kascommissie hebben.