Stemmen in een VvE. Zo komen besluiten tot stand

Hoe vaak komt de vergadering van eigenaars bij elkaar?

Dit hangt af van het modelreglement in de splitsingsakte van de VvE. Bijvoorbeeld:

Minimaal eenmaal per jaar. Voor het voorleggen van de jaarrekening en om verantwoording af te leggen aan de vergadering. Dit moet binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar gebeuren.
Minstens 2 vergaderingen per jaar. Een vergadering in het voorjaar om de jaarstukken van het voorafgaande jaar te bespreken. En in het najaar een vergadering om de begroting voor het volgende jaar vast te stellen.
Vaker dan 1 of 2 keer per jaar. De vergadering van eigenaars kan ook vaker bij elkaar komen dan 1 of 2 keer per jaar. In elk geval zo vaak als het bestuur dit nodig vindt. Ook leden kunnen een vergadering bijeenroepen. Als ze samen ten minste 10% van de stemmen vertegenwoordigen, kunnen ze daar om vragen bij het bestuur. Het bestuur moet de vergadering binnen 3 weken na het verzoek uitschrijven. Doet het bestuur dit niet? Dan mogen de verzoekers de vergadering zelf bij elkaar roepen. Alle leden van de VvE moeten worden uitgenodigd. Neemt de VvE een besluit, dan moeten alle eigenaars zich daaraan houden.

De vergadering van eigenaars kan ook andere onderwerpen op de agenda zetten, zoals het bespreken van onderhoudswerkzaamheden. Alle eigenaars mogen de vergadering bijwonen. Dat staat in de wet.

Wie heeft stemrecht in een VvE?

De eigenaars zijn stemgerechtigd. In de akte van splitsing staat hoeveel stemmen ze mogen uitbrengen: in totaal en per eigenaar. Dat hangt af van het aandeel (breukdeel) van de eigenaar.

Waarover stemt de vergadering van eigenaars?

De vergadering van eigenaars neemt vooral belangrijke beslissingen rond de financiële verplichtingen van de VvE. Bijvoorbeeld over:

Het goedkeuren van de jaarrekening.
Het vaststellen van de hoogte van de servicekosten (de voorschotbijdrage). Dit gebeurt op basis van de begroting voor het komende jaar.
Afsluiten en verlengen van de VvE verzekeringen.
De hoogte van het reservefonds voor onderhoud en onvoorziene posten. Daarvoor geldt een wettelijk minimum van 0,5% van de herbouwwaarde van het appartementencomplex. Nog beter is het om een MeerJarenOnderhoudsPlan (MJOP) op te stellen.
Eventuele wijzigingen in de akte van splitsing en het splitsingsreglement. Dat geldt ook voor het vaststellen en wijzigen van het huishoudelijk reglement.

Regels bij een VvE vergadering

Echte regels voor een vergadering zijn er niet. De vergadering heeft een voorzitter. Dat kan de voorzitter van het bestuur van de VvE zijn, maar ook iemand anders. Het bestuur maakt de notulen van de vergadering. Natuurlijk gelden ook alle gewone sociale regels. Iedereen is beleefd en laat elkaar uitpraten. En misschien is voor uw VvE de regel ‘om de beurt bakt er iemand taart’ wel heel belangrijk.

Hoeveel stemmen zijn nodig voor een VvE besluit?

Over het algemeen neemt de vergadering van eigenaars besluiten met een ‘volstrekte meerderheid van stemmen’. Dat wil zeggen: met meer dan de helft van de tijdens de vergadering uitgebrachte stemmen. Maar er zijn uitzonderingen op deze regel: voor een aantal besluiten geldt een ‘procedure versterkte meerderheid’.

Procedure versterkte meerderheid

Het verschilt per VvE voor welke besluiten de procedure versterkte meerderheid geldt. Dit staat beschreven in de splitsingsakte van de vereniging van eigenaren. Het zijn bijvoorbeeld besluiten over:

Uitgaven voor het onderhoud en herstel van de gemeenschappelijke ruimtes.
Uitgaven uit het reservefonds.
Financiële verplichtingen voor een hoger bedrag dan vastgesteld door de vergadering.
Vaststelling of wijziging van het huishoudelijk reglement.
Ontzegging van het gebruik van het privégedeelte bij zware overtredingen op de reglementen.

Wat is quorum in een VvE?

De vergadering van eigenaars kan rechtsgeldige besluiten nemen als een minimumaantal stemmen is vertegenwoordigd. Dit aantal wordt ook wel het ‘quorum’ genoemd en staat in het splitsingsreglement. Meestal moet minstens de helft van het totaalaantal stemmen op de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Het is dus belangrijk dat er bij ingrijpende beslissingen voldoende leden naar de vergadering van eigenaars komen.

Onvoldoende stemmen voor een besluit

Zijn er niet genoeg stemmen vertegenwoordigd? Dan is een 2e vergadering nodig. Niet eerder dan 2 weken na de 1e vergadering en uiterlijk binnen 6 weken. Deze nieuwe vergadering kan besluiten nemen, zelfs als het quorum niet aanwezig is.