Vakantie-uren stapelen zich op door corona: hier moet je op letten

Werknemers hebben jaarlijks recht op een wettelijk geregeld aantal vakantie-uren. Dat is vier keer het aantal uren dat de werknemer wekelijks werkt. Werkt hij (of zij) bijvoorbeeld het hele jaar 22 uur per week, dan kan hij jaarlijks aanspraak maken op 88 wettelijke vakantie-uren. Je betaalt het loon van de werknemer tijdens de vakantie door.

De werknemer moet ieder jaar het wettelijk aantal vakantie-uren kunnen opnemen. Je mag daar geen bezwaar tegen maken, ook niet vanwege ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’. Neemt een werknemer wettelijke vakantie-uren niet op, dan vervallen die een half jaar na het kalenderjaar waarin hij ze heeft opgebouwd. Vakantie-uren die een werknemer bijvoorbeeld in 2020 heeft opgebouwd, vallen weg op 1 juli 2021. In een cao of schriftelijke arbeidsovereenkomst kan een ruimere vervaltermijn staan. Wettelijke vakantie-uren die de werknemer niet opneemt, mag je niet uitbetalen. Dit kan alleen aan het einde van het arbeidscontract.

Let er op dat je werknemers tijdig en duidelijk informeert over de vervaltermijn en ze de kans geeft om de vakantie-uren op te nemen. Anders behouden ze hun vakantie-uren en hebben zij later bij uitdiensttreding recht op uitbetaling van die uren. In een individuele arbeidsovereenkomst of cao kan ook staan dat iemands wettelijke vakantie-uren langer geldig zijn dan de in de wet vastgelegde termijn van zes maanden.

Niet-opgenomen vakantie-uren kunnen soms pas na vijf jaar verjaren. Dat gebeurt als een werknemer niet in staat was om wettelijke vakantie-uren tijdig op te nemen, bijvoorbeeld omdat hij daarvoor te ziek was of omdat een werkgever het onmogelijk maakte.

De coronacrisis heeft geen invloed op de geldigheid en opbouw van wettelijke vakantie-uren. Als het vanwege drukte op het werk lastig is dat een werknemer vakantie-uren opneemt, kun je altijd afspreken om de wettelijke vakantie-uren niet te laten vervallen per 1 juli. Jullie kunnen dan bijvoorbeeld schriftelijk vastleggen dat de werknemer de vakantie-uren opneemt voor 1 januari van het komende jaar.

Naast de wettelijke vakantie-uren zijn er bovenwettelijke (extra) vakantie-uren. Hierover kunnen afspraken staan in een cao of arbeidsovereenkomst. Het gaat vaak om tussen de vijf en tien dagen per jaar. Deze vervallen vijf jaar na het kalenderjaar van de opbouw van deze vakantie-uren. Een werknemer mag bijvoorbeeld de bovenwettelijke vakantie-uren die hij in 2020 opbouwde tot en met 2025 opnemen.

Bovenwettelijke vakantie-uren mag je afkopen. Deze mogelijkheid moet wel zijn vastgelegd in de cao, arbeidsovereenkomst of het bedrijfsreglement. Jij en je werknemer kunnen elkaar niet verplichten tot een afkoop. Vanwege de langere geldigheid en afkoopmogelijkheid zijn bovenwettelijke vakantie-uren tijdens deze coronatijden niet zo’n aandachtspunt als de wettelijke vakantie-uren.

De werknemer moet een vakantieaanvraag schriftelijk bij je indienen. Dit kan met vakantiebriefjes, maar ook digitaal. Je mag toestemming voor het opnemen van vakantie-uren alleen weigeren voor een bepaalde periode (niet voor een heel jaar) bij ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’. Dan moet je binnen twee weken na ontvangst van de vakantieaanvraag schriftelijk bezwaar maken. De werknemer moet wel op een ander moment in het jaar de vakantie-uren kunnen opnemen. Als een werknemer al goedgekeurde vakantie-uren toch niet wil opnemen vanwege bijvoorbeeld de coronacrisis dan heeft hij daarvoor je toestemming nodig. Je kunt dat laten afhangen van zaken zoals of je al vervanging hebt geregeld en hoeveel werk er op dat moment ligt.

Als een werknemer wel over de grens op vakantie gaat dan kan dat gevolgen hebben voor zijn loondoorbetaling als hij in thuisquarantaine moet na zijn vakantie. Werknemers hebben dan meestal geen recht op loon als ze op een buitenlandse reis waren en niet zo snel mogelijk zijn teruggekomen nadat het reisadvies is veranderd in een reisadvies waarin staat dat thuisquarantaine bij terugkomst verplicht is. Het geldt ook als ze op reis gaan naar het buitenland en het reisadvies voor een land aangeeft dat ze na terugkomst in thuisquarantaine moeten.

Veel mensen sparen nu al sinds 2020 hun vakantie-uren op. Dit kan een probleem worden voor werkgevers als teveel werknemers tegelijk op vakantie willen gaan zodra de coronasituatie dat weer toelaat. Dat kan natuurlijk niet, omdat je bedrijf moet doordraaien. Je kunt dan een beroep doen op zwaarwegende bedrijfsbelangen, maar het is beter om je werknemers nu al te vragen om hun vakantie-uren gespreid op te nemen. Doe ook een beroep op ze om gewoon nu vakantie-uren op te nemen. Wijs werknemers er daarbij op dat de vakantie-uren van een vorig kalenderjaar op 1 juli komen te vervallen.

Je mag je werknemers niet verplichten om (boven)wettelijke vakantie-uren op te nemen als er tijdelijk minder werk is. Dat geldt ook tijdens de coronacrisis. Bij te weinig werk of het tijdelijk sluiten van je bedrijf door de coronacrisis moet je het salaris van je werknemers doorbetalen. Te weinig werk is de verantwoordelijkheid van jou als werkgever. Op basis van afspraken in de arbeidsovereenkomst of cao kunnen werknemers eventueel wel ‘min-uren’ opbouwen. Ze moeten deze uren dan later inhalen als dat redelijk is. Bij omzetverlies door corona kan je een beroep doen op de NOW voor doorbetaling van het loon.

Je mag een werknemer wel verplicht arbeidsduurverkorting (ADV-) of arbeidstijdverkorting (ATV-)uren laten opnemen als er minder werk is vanwege het coronavirus. Op basis van jurisprudentie geldt de vakantiewetgeving namelijk niet voor deze uren. Je staat het sterkst als schriftelijk is afgesproken dat je als werkgever mag bepalen wanneer de werknemer ADV- of ATV-uren moet opnemen.

Bij het opnemen van vakantie moet je ook altijd eerst de wettelijke vakantie-uren afschrijven. Pas daarna mag je de bovenwettelijke vakantie-uren in mindering brengen. Let erop dat je de opgenomen vakantie-uren mindert op die uren die als eerste niet meer geldig zijn. Daarmee voorkom je dat vakantie-uren verlopen.

De coronacrisis vraagt om aanpassingen van uw medewerkers. Maar ook van u als werkgever. Bent u op de hoogte van alle arbeidsvoorwaarden? Lees het in de nieuwe versie van ons e-book ‘Wegwijs in arbeidsvoorwaarden’.