Tijdig informeren
Let er op dat u werknemers tijdig en duidelijk informeert over de vervaltermijn en ze de kans geeft om de vakantie-uren op te nemen. Anders behouden ze hun vakantie-uren en hebben zij later bij uitdiensttreding recht op uitbetaling van die uren. In een individuele arbeidsovereenkomst of cao kan ook staan dat iemands wettelijke vakantie-uren langer geldig zijn dan de in de wet vastgelegde termijn van zes maanden.
Verjaring na vijf jaar
Niet-opgenomen vakantie-uren kunnen soms pas na vijf jaar verjaren. Dat gebeurt als een werknemer niet in staat was om wettelijke vakantie-uren tijdig op te nemen, bijvoorbeeld vanwege
ziekteverzuim was of omdat een werkgever het onmogelijk maakte.
Vakantiedagen en corona
De coronacrisis heeft geen invloed op de geldigheid en opbouw van wettelijke vakantie-uren. Als het vanwege drukte op het werk lastig is dat een werknemer vakantiedagen opneemt, kunt u altijd afspreken om de wettelijke vakantie-uren niet te laten vervallen per 1 juli. Jullie kunnen dan bijvoorbeeld schriftelijk vastleggen dat de werknemer de vakantie-uren opneemt voor 1 januari van het komende jaar.
Bovenwettelijke vakantie-opbouw
Naast de wettelijke vakantie-uren zijn er bovenwettelijke (extra) vakantie-uren. Hierover kunnen afspraken staan in een cao of arbeidsovereenkomst. Het gaat vaak om tussen de vijf en tien dagen per jaar. Deze vervallen vijf jaar na het kalenderjaar van de opbouw van deze vakantie-uren. Een werknemer mag bijvoorbeeld de bovenwettelijke vakantie-uren die hij in 2020 opbouwde tot en met 2025 opnemen.
Bovenwettelijke vakantie-uren mag u afkopen. Deze mogelijkheid moet wel zijn vastgelegd in de cao, arbeidsovereenkomst of het bedrijfsreglement. U en uw werknemer kunnen elkaar niet verplichten tot een afkoop. Vanwege de langere geldigheid en afkoopmogelijkheid zijn bovenwettelijke vakantie-uren tijdens deze coronatijden niet zo’n aandachtspunt als de wettelijke vakantie-uren.
Vakantiedagen opnemen tijdens corona
De werknemer moet een vakantieaanvraag schriftelijk bij u indienen. Dit kan met vakantiebriefjes, maar ook digitaal. U mag toestemming voor het opnemen van vakantiedagen alleen weigeren voor een bepaalde periode (niet voor een heel jaar) bij ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’. Dan moet u binnen twee weken na ontvangst van de vakantieaanvraag schriftelijk bezwaar maken. De werknemer moet wel op een ander moment in het jaar de vakantie-uren kunnen opnemen. Als een werknemer al goedgekeurde vakantie-uren toch niet wil opnemen vanwege bijvoorbeeld de coronacrisis dan heeft hij daarvoor uw toestemming nodig. U kunt dat laten afhangen van zaken zoals of u al vervanging heeft geregeld en hoeveel werk er op dat moment ligt.
Reizen naar het buitenland
Als een werknemer wel over de grens op vakantie gaat dan kan dat gevolgen hebben voor zijn loondoorbetaling als hij in thuisquarantaine moet na zijn vakantie. Werknemers hebben dan meestal geen recht op loon als ze op een buitenlandse reis waren en niet zo snel mogelijk zijn teruggekomen nadat het reisadvies is veranderd in een reisadvies waarin staat dat thuisquarantaine bij terugkomst verplicht is. Het geldt ook als ze op reis gaan naar het buitenland en het reisadvies voor een land aangeeft dat ze na terugkomst in thuisquarantaine moeten.
Mensen sparen vakantiedagen op tijdens corona
Veel mensen sparen nu al sinds 2020 hun vakantie-uren op. Dit kan een probleem worden voor werkgevers als teveel werknemers tegelijk op vakantie willen gaan zodra de coronasituatie dat weer toelaat. Dat kan natuurlijk niet, omdat uw bedrijf moet doordraaien. U kunt dan een beroep doen op zwaarwegende bedrijfsbelangen, maar het is beter om uw werknemers nu al te vragen om hun vakantie-uren gespreid op te nemen. Doe ook een beroep op ze om gewoon nu vakantie-uren op te nemen. Wijs werknemers er daarbij op dat de vakantie-uren van een vorig kalenderjaar op 1 juli komen te vervallen.
Verplichten om vakantiedagen op te nemen vanwege corona mag niet
U mag uw werknemers niet verplichten om (boven)wettelijke vakantie-uren op te nemen als er tijdelijk minder werk is. Dat geldt ook tijdens de coronacrisis. Bij te weinig werk of het tijdelijk sluiten van uw bedrijf door de coronacrisis moet u het salaris van uw werknemers doorbetalen. Te weinig werk is de verantwoordelijkheid van u als werkgever. Op basis van afspraken in de arbeidsovereenkomst of cao kunnen werknemers eventueel wel ‘min-uren’ opbouwen. Ze moeten deze uren dan later inhalen als dat redelijk is. Bij omzetverlies door corona kunt u een beroep doen op de NOW voor doorbetaling van het loon.
ADV en ATV
U mag een werknemer wel verplicht arbeidsduurverkorting (ADV-) of arbeidstijdverkorting (ATV-)uren laten opnemen als er minder werk is vanwege het coronavirus. Op basis van jurisprudentie geldt de vakantiewetgeving namelijk niet voor deze uren. U staat het sterkst als schriftelijk is afgesproken dat u als werkgever mag bepalen wanneer de werknemer ADV- of ATV-uren moet opnemen.
Afschrijven vakantie-uren
Bij het opnemen van vakantiedagen moet u ook altijd eerst de wettelijke vakantie-uren afschrijven. Pas daarna mag u de bovenwettelijke vakantie-uren in mindering brengen. Let erop dat u de opgenomen vakantie-uren mindert op die uren die als eerste niet meer geldig zijn. Daarmee voorkomt u dat vakantie-uren verlopen.