Deelnemersadministratie voor WGA-ERD

Veelgestelde vragen

  

  • In een deelnemersadministratie staan alle werknemers die verzekerd zijn. Verandert er iets? Dan geeft u dit aan ons door. Dat doet u binnen 30 dagen. Tenzij wij anders met u afspreken. 
  •  U gaf ons uw totale personeelsbestand toen wij de verzekering accepteerden. Dit is de start van de deelnemersadministratie.
  • Verandert er iets? Dan geeft u dit door. Dat doet u als een werknemer:
    in dienst komt
    uit dienst gaat
    structureel een ander loon krijgt
    is overleden
  • U geeft veranderingen iedere maand aan ons door. Tenzij wij anders met u afspreken.

Wij weten goed welke risico’s u kunt lopen. 

  • Wij weten beter wat de risico’s zijn. En kunnen deze risico’s daardoor beter beheersen. Dat voorkomt verrassingen achteraf. En dat voorkomt dat u meer premie betaalt.
  • Dit voorkomt uitkeringen die onterecht aan u toegerekend worden. Bijvoorbeeld als de arbeidsongeschiktheid eerder bij een andere werkgever is ontstaan. De oude werkgever is dan verantwoordelijk voor de uitkering. Niet u.
  • U en wij weten precies welke werknemers verzekerd zijn. Ook zien wij duidelijk hoeveel mensen vast werken en hoeveel mensen flexibel werken.
  • Heeft u andere WIA-producten, dan gebruiken wij die deelnemersadministratie als basis.

U betaalt nooit te veel of te weinig premie. En wij hoeven achteraf geen premie te verrekenen. U weet precies waar u aan toe bent. Klopt er iets niet? Dan kunt u ons dit direct laten weten.

  • U betaalt premie voor de lonen die u betaalt. U betaalt nooit te veel of te weinig premie.
  • U hoeft niet zelf de salarissen af te toppen op de WIA-loongrens. Dat doen wij voor u. U kunt gewoon het werkelijke loon doorgeven.
  • Wij kunnen fraude beter voorkomen. We betalen geen onnodige vergoedingen. En u betaalt niet te veel premie.
  • U hoeft aan het eind van het jaar geen ‘eindopgave’ te doen. Omdat we geen premie achteraf hoeven te verrekenen.
  • Loopt uw contract (bijna) af? Dan kunnen wij u snel een voorstel doen om de verzekering te verlengen. Wij hebben daarvoor geen extra werknemersgegevens nodig. Wel vragen we van groot zakelijke relaties gegevens van langdurig zieken en WGA-instroom.
  • Flex-medewerkers lopen een groter risico om in de WIA te komen. En zijn vaak moeilijker te re-integreren. Weten wij precies hoeveel mensen vast zijn en hoeveel flex? Dan kunnen we betere voorzieningen nemen. U betaalt de premie die bij u past.
  • Heeft u meer WIA-producten? Dan is 1 deelnemersadministratie genoeg. Sluit u nieuwe producten af? Dan koppelen wij uw gegevens aan de andere verzekeringen.

U geeft ons dezelfde gegevens als voor de andere WIA-producten. 

  • Ons uitgangspunt is dat we het u zo makkelijk mogelijk maken. Daarom halveren we, als u geen verzuimverzekering bij ons heeft, per januari 2018 het aantal gegevens in het meldloket. Voor verzekeringen die niet onder de Pensioenwet vallen, hoeft u ook geen adressen van werknemers meer aan te leveren.

U geeft ons maandelijks veranderingen door. Dit bespaart aan het einde van het jaar tijd. En u betaalt altijd de premie die bij u past. 

  •  U geeft maandelijks eventuele veranderingen aan ons door. Maar u hoeft aan het einde van het jaar geen ‘eindopgave’ te doen. Het wordt makkelijker om de nota te controleren.
  • Wij hoeven aan het einde van het jaar geen geld te verrekenen.
  • U hoeft ons bij verlenging of prolongatie geen extra opgave te doen van alle deelnemersgegevens.
  • U weet goed hoeveel premie u eventueel door uw werknemers laat betalen.
  • Aan het begin van ieder jaar vragen wij u wel om de salarissen actueel te maken. Dit is meestal ook het moment dat de salarissen veranderen.

Wij maken het u graag zo makkelijk mogelijk. U kunt een administratie kiezen die past bij uw situatie.

Webportal (VDN Meldloket)

  • U voert de werknemersgegevens en veranderingen zelf in.
  • U kunt iedere verandering apart doorsturen.
  • U kunt ook in 1 keer meerdere veranderingen doorsturen.
  • Het portaal is 24/7 beschikbaar.
  • U krijgt een actueel online overzicht. U hoeft geen veranderingen meer door te sturen per e-mail, brieven of fax.

    Webportal met up- & downloadfunctie (VDN Meldloket)
    U kunt gegevens downloaden van het Meldloket, aanpassen en daarna weer uploaden. U hoeft gegevens niet zelf in te voeren in het loket. U downloadt de gegevens in een Excelbestand. U heeft daarnaast dezelfde voordelen als onder het eerste punt.


    Webportal voor intermediairs (VDN Meldloket)

    U kunt uw adviseur machtigen voor het Meldloket. Uw adviseur kan met een verzamellogin de gegevens van zijn klanten bekijken. Daarnaast kunt u kiezen voor een ‘muteerfunctie’. Uw adviseur kan dan ook dingen aanpassen. U heeft dan wel een ‘bewerkersovereenkomst’ gesloten met uw adviseur (volgens de WBP).


    Geautomatiseerde gegevensuitwisseling

    U koppelt het Meldloket met uw Personeelsinformatiesysteem. U hoeft geen extra bestand te maken om ons informatie te geven:

  • Het systeem stuurt automatisch periodiek een totaalbestand naar ons. Wij kijken wat er veranderd is in dit bestand. Deze veranderingen passen we aan in ons administratiesysteem.
  • U kunt ook iedere maand een bestand vanuit uw Personeelsinformatiesysteem versturen.
  • In een gesprek met u kijken we wat voor u mogelijk is. Dit is maatwerk. Soms passen we het systeem iets aan. Zodat het beter bij u past.

Dan kunt u zich niet verzekeren.

  • Wij kunnen uw premie dan niet uitrekenen.
  • Wij kunnen dan geen nota maken.
  • Uw eventuele tussenpersoon kan dan geen provisie berekenen indien dit van toepassing is.

U betaalt dan niet de juiste premie.

  • Het verzekerdenbestand en de premie die u betaalt zijn dan niet actueel. Wij vragen u wel aan het begin van het jaar de salarissen bij te werken.
  • U moet de administratie dan achteraf aanpassen. Levert u maandelijks informatie aan? Dan scheelt u dat aan het einde van het jaar veel tijd en moeite.

U betaalt dan niet de juiste premie. En u loopt grotere risico’s. 

  • Als u werknemers niet op tijd aanmeldt, kunnen wij de vergoeding weigeren. U betaalt deze WGA-claims dan zelf. Dat betekent vaak dat u 10 jaar lang een financiële en re-integratielast heeft.
  • Als u werknemers niet op tijd afmeldt, blijft u te lang betalen voor medewerkers die niet meer bij u werken.

Wij vragen alleen de gegevens die wij nodig hebben om de premie voor de offerte te berekenen en uw aanvraag te accepteren. 

  • Bij de offerte vragen wij maar een paar gegevens aan u. Wij hebben meer gegevens nodig om de verzekering te kunnen uitvoeren.
  • De gegevens die u ons stuurt voor de offerte, kunnen veranderd zijn als de verzekering ingaat. Daarom vragen wij u altijd om uw laatste personeelsbestand. Dat doen we op het moment dat de verzekering ingaat.

Om de verzekering te kunnen uitvoeren, hebben wij persoonsgegevens nodig. De gegevens stuurt u ons via Verzuimdata (VDN). Wij werken samen met Verzuimdata om de gegevens te gebruiken. 

  • Achmea is verplicht om wetgeving op te volgen en uit te voeren. Controle hierop vindt plaats door toezichthouders.
  • VDN en Achmea hebben een geheimhoudingsplicht.
  • We maken afspraken over hoe we persoonsgegevens beschermen.
  • We leven de meldplicht na bij eventuele datalekken. Wij melden dit direct bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
  • Datacenters staan in Eindhoven en Best. Verzuimdata wordt verwerkt in Ridderkerk.
  • Bij calamiteiten, zoals brand, zijn er uitwijk- en back-upvoorzieningen beschikbaar. Hierdoor kunnen we systemen snel weer opstarten.
  • Wij controleren voortdurend of VDN zich goed houdt aan de afspraken uit onze bewerkersovereenkomst.

Wij werken samen met Verzuimdata. In onze overeenkomst staan afspraken over beveiliging.  

  • We hebben alle maatregelen genomen die nodig zijn voor een goede beveiliging.
  • We voeren ieder jaar een security test en audit uit. Dat doen we bij Verzuimdata.
  • We toetsen met deze test en audit of Verzuimdata zich houdt aan zijn plichten en de beveiligingsmaatregelen die we hebben afgesproken.