Zakelijk
Zakelijk

Loonstrook versturen via e-mail. Mag dat?

Sinds 25 mei 2018 geldt de AVG. Dit is de nieuwe privacywet voor de hele Europese Unie. Deze regels gelden ook voor uw personeelsgegevens. Welke gevolgen heeft dit voor het versturen van de loonstrook? Mag dit nog via e-mail?

  • 7 nov 2018
  • 2 minuten
  • 0

Loonstrook via e-mail: een risico

Volgens de nieuwe wetgeving moet u kunnen aantonen dat u alles heeft gedaan om aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG, in het Engels 'GDPR') te voldoen. En u moet kunnen bewijzen dat u toestemming heeft voor het verwerken van persoonsgegevens. Dit geldt ook voor het versturen van loonstroken via e-mail. Volgens de wet mag u dat wel doen als uw medewerker hiervoor toestemming heeft gegeven. Maar er is altijd een risico op een datalek. U kunt dit soort gegevens daarom beter niet via e-mail versturen.

Loonstrook op een portaal is veiliger

Het is niet heel veilig om persoonsgegevens als bijlage in een e-mail te versturen. Gebruik daarom extranet of een andere veilige manier zoals een HR-portaal voor het versturen van bestanden. Draagt u persoonsgegevens over via e-mail of usb-sticks? Versleutel de bestanden dan. Dit doet u bijvoorbeeld met behulp van speciale programma's of gewoon in Microsoft Office. U klikt dan op het tabblad 'extra' en kiest voor de optie 'document beveiligen'.

Laatste artikelen

Zieke medewerker

Onderschat u de kosten van een zieke medewerker?

Lees meer
vrouw betaalt met geld

Contant geld verdwijnt steeds meer

Lees meer
Collega's in een levendig pand

Van leegstand naar een levendig pand

Lees meer
Man met mobiel en laptop

Kans op een hoge boete 

De Autoriteit Persoonsgegevens controleert of u zich aan de regels van de AVG houdt. Doet u dit niet? Dan heeft u kans op een hoge boete. Deze kan oplopen tot € 20 miljoen of 4% van uw wereldwijde omzet (als deze hoger is dan € 20 miljoen). U aan de regels houden is gelukkig een stuk minder kostbaar.